Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Скачать образец сопроводительное письмо к документам

Скачать образец сопроводительное письмо к документам

Скачать образец сопроводительное письмо к документам

Как написать сопроводительное письмо для передачи документов

Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

  1. Сервисы:

Сопроводительное письмо часто используется в деловой переписке. Разберем основные требования и приведем образец, как пишется сопроводительное письмо.

5 января 2020 Автор: Камалова Марина Деловой этикет диктует писать сопроводительные письма (или, как их еще называют, сопроводиловки) при отправке документов партнерам, в государственные органы и в иных случаях. Это особенно удобно в ситуациях, когда надо подтвердить передачу пакета адресату, обратить внимание на принципиальные моменты, передать просьбу или руководство к действию, а также зафиксировать сроки ответных действий.

Это особенно удобно в ситуациях, когда надо подтвердить передачу пакета адресату, обратить внимание на принципиальные моменты, передать просьбу или руководство к действию, а также зафиксировать сроки ответных действий.

Всю важную информацию можно изложить в сопроводиловке. Чаще всего сопровождение оформляется:

  1. к исполнительной документации;
  2. к кадровой документации.
  3. к акту сверки;
  4. к отчетам, формам и запросам контролирующих органов;
  5. к документации в налоговую инспекцию;
  6. при передаче важных документов (например, возвращение после подписания);
  7. ;
  8. к коммерческому предложению;

Писать их можно как при передаче документов лично, так и при отправке с курьером, обычной почтой или по электронной почте. Составляет, как правило, ответственный за отправленные документы сотрудник или секретарь организации.

Для заверения достаточно подписи, но можно поставить и печать. На сегодняшний день организации не обязаны иметь круглую печать (). Скрепление печатью остается на усмотрение предприятия за исключением тех случаев, когда этого требует получатель (например, финансовые организации).

Отдельно выделим другую важную функцию сопроводиловки — опись документов, которые направлены адресату. Желательно тщательно перечислить все бумаги, указав не только их полное наименование, но и на скольких листах они составлены, есть ли приложения и какие, сколько копий каждого документа направлено.

Если впоследствии бумага потеряется, сопроводительная бумага подтвердит, что вы передали ее адресату.

Поэтому важно составлять сопровождение в двух экземплярах и просить получателя указать на вашей копии дату и время получения, а также согласие с описью.

Переписка организаций регулируется .

Структура и реквизиты могут различаться в деталях, в зависимости от типа сопровождения, но в целом выглядят следующим образом:

  • Лицо, подтверждающее достоверность.
  • Адресат (наименование и адрес организации, имя и должность сотрудника, которому направляются документы).
  • Контакты.
  • Перечень прилагаемых документов.
  • Содержание.
  • Номер и дата обращения.

Нумеруются сопроводиловки по правилам делопроизводства организации, как и другую корреспонденцию. В настоящее время правила делопроизводства относятся к внутренним вопросам предприятия и устанавливаются локальными актами. Правила Госстандарта требуют от компаний формулировки и фиксации принципов делопроизводства ().

При отправке сопровождения в ответ на обращение адресата, под номером отправления можно указать его исходящий номер и дату. Также текст можно начать с фразы: «На ваше обращение исх.

№… от …». В случаях, когда общение должно происходить с непосредственным исполнителем, его контакты необходимо указать. Настоящая информация чаще всего проставляется в нижнем левом углу бланка.

Рекомендуется указывать фамилию, инициалы (полностью или кратко), номер телефона или адрес электронной почты.

Разберемся, что писать в сопроводительном письме. Текст рекомендуется начинать с фраз: «Направляем вам…», «Высылаем вам…» с последующим кратким обобщенным наименованием бумаг, к которым прикладывается сопровождение.

Поименное указание каждого элемента именно в этой части текста необязательно, поскольку для этого предусмотрен другой раздел.

Далее по тексту рекомендуется проинструктировать получателя, какие действия и в какие сроки ожидаются от него. Для этого можно использовать такие фразы:

  1. прошу информировать установленным порядком.
  2. прошу обеспечить сохранность конфиденциальной информации;
  3. прошу подписать и возвратить в срок;
  4. прошу согласовать и возвратить с комментариями или направить протокол разногласий;
  5. прошу использовать в соответствии с прямым назначением;
  6. прошу подтвердить получение;

Выделение жирным или курсивным шрифтом важных мест, чтобы расставить акценты, не запрещено.

Опись бумаг, которые передаются получателю, приводят после текста простым списком с нумерацией каждой позиции.

При оформлении перечня важно помнить об уникальности каждого элемента.

При этом желательно полностью указывать реквизиты.

В зависимости от назначения сопроводительного письма, приложение может оформляться с указанием количества экземпляров и листов каждого документа, либо путем общего подсчета. Например:

  • Техническое задание б/н от 01.06.2017 года в 1 экз. на 3 листах.
  • Договор № 4 от 01.06.2017 года в 2 экз. на 10 листах.

Итого 2 документа на 13 листах. Согласно общепринятым нормам переписки, вся исходящая корреспонденция оформляется на официальном бланке организации с указанием наименования, реквизитов, полного почтового адреса (это особенно важно, если предполагается ответ по обычной почте) и других контактных данных.

Требований к оформлению и содержанию текста нет, письмо составляется в свободной форме.

Но необходимо соблюдать правила деловой переписки, а также избегать двусмысленности в формулировках. Поделитесь с друзьями: Вместе с эти материалом часто ищут: Если работник не согласен с увольнением, считает, что его права нарушены, он может обратиться в суд для восстановления на работе. Разберемся, как работнику составить судебный иск, и как — в случае положительного решения — работодателю восстановить его на работе.

Разберемся, как работнику составить судебный иск, и как — в случае положительного решения — работодателю восстановить его на работе. 15 октября 2020 Приказ о восстановлении на работе составляет кадровик предприятия в произвольной форме.

Разберемся, как составить такой документ, и приведем образец грамотного заполнения для бюджетной организации. 14 января 2020 Разберемся, зачем нужно сопроводительное письмо о направлении договора на подписание и как правильно его составить.

13 января 2020 Справка о заработной плате — это документ, который подтверждает уровень дохода трудящегося гражданина. Довольно часто сотрудники обращаются в бухгалтерию за такой бумагой. Разберемся, какие бланки использовать бюджетной организации и составим образец справки о среднем заработке.

1 февраля 2020 × Еженедельная рассылка Каждый понедельник вы будете получать подборку самых интересных материалов за прошедшую рабочую неделю Подписаться

Soprovoditelnoe-Pismo.ru

Автор статьиСпециалист по управлению персоналом, копирайтер по совместительству.Написано статей24 к договору, образец которого Вы можете использовать в качестве примера при подготовке своего варианта, должно содержать информацию о том, какие действия с документами должен выполнить получатель: изучить, согласовать изменения или подписать.

Пишите текст сообщения конкретно и однозначными формулировками так, чтобы должностному лицу были понятны все действия в отношении направляемого документа и не возникало необходимости задавать дополнительных вопросы.

Пример, лист А4 Общество с ограниченной ответственностью «Стандарт» 115162, г. Москва, ул. Шаболовка, д.№11, офис 12 ИНН 771111122, КПП 77114115122, ОГРН 5071115541317 Исх. №12 от 12.04.2018г. Филиал 1 ООО «Стандарт» на № от 305023, г.

Курск, ул. 1-ая Прогонная, д.

11, офис 5 Генеральному директору Рокотову Н.С.

О дальнейших действиях в отношении договора Отправляем Вам для инициации процедуры подписания экземпляры Договора № 45 от 19.09.2018г.

с компанией «Телестайл». Юридический департамент проверил договор на соответствие требованиям, текст согласован, можете подписывать. После получения оригиналов, необходимо направить копию подписанного договора в юридический департамент Управляющей компании в течение 3-х дней после подписания.

Приложения:

  • Приложение №1 к Договору № 45 от 19.09.2018г. на 1 л. в 2 экз.
  • Лист согласования с руководителями подразделений Управляющей компании.
  • Договор № 45 от 19.09.2018г. на 4 л. в 1 экз.

С уважением, Генеральный директор ООО «Стандарт» Усенко Усенко А.Ф.

Исполнитель: Секретарь приемной Макарова А.Д.

8(495) ххх-хх-хх e-mail: Запись опубликована автором в рубрике . Автор статьиСпециалист по управлению персоналом, копирайтер по совместительству.Написано статей24 После завершения переговоров о заключении договора между компаниями, подтверждения обеими сторонами согласия с условиями и формулировками документа, наступает этап его подписания и обмена экземплярами. Перед отправкой подготовьте к договору на подпись и приложите к нему все необходимые документы.

Пример, лист А4 Общество с ограниченной ответственностью «Крисп» 153110, г. Москва, ул. Автозаводская, д.№11, офис 12 ИНН 7711111111, КПП 7711455111, ОГРН 5071114441313 Исх.

№12 от 12.04.2018г. ООО «Старт» на № от 150120, г.

Москва, ул. Айвазовского, д.12, офис 2 Генеральному директору Крутикову А.М.

О подписании договора Уважаемый Андрей Матвеевич! Высылаем Вам для подписания экземпляры Договора № 25 от 11.04.2018г.

и приложение к нему. Все разногласия урегулированы, юрисконсульты обеих компаний подтвердили отсутствие замечаний к тексту документа.

Просим направить наш экземпляр Договора и приложения с Вашей подписью и печатью в течение 5-ти рабочих дней. Приложения:

  • Договор № 25 от 11.04.2018г на 5 л. в 2 экз.
  • Приложение №1 к Договору № 25 от 11.04.2018г. на 1 л. в 2 экз.

С уважением, Генеральный директор ООО «Крисп» Афанасьев Афанасьев П.П. Исполнитель: Секретарь приемной Ильиных М.С.

8(495) ххх-хх-хх e-mail: Запись опубликована автором в рубрике . Автор статьиСпециалист по управлению персоналом, копирайтер по совместительству.Написано статей24 Передавая данные по СОУТ в Государственную инспекцию по труду, необходимо направить сопроводительное письмо к декларации по СОУТ, которого вы можете взять за основу при подготовке письма. При определении перечня передаваемого пакета документов, необходимо уточнить все данные в юридическом департаменте организации, чтобы пакет документации полностью соответствовал требованиям, действующим на момент отправки письма.

Пример, лист А4 Общество с ограниченной ответственностью «Класс» 110110, г.

Москва, Сигнальный проезд, д.№81, офис 28 ИНН 7711111312, КПП 771111216, ОГРН 5071222221714 Исх. №43 от 15.06.2018г. ГИТ по г. Москва на № от 115582, Москва, ул. Домодедовская, д. 24, корп. 3 О предоставлении декларации СОУТ В соответствии с ФЗ-136 от 1 мая 2016 и Приказа Министерства труда и социальной защиты РФ от 7 февраля 2014 г.

Домодедовская, д. 24, корп. 3 О предоставлении декларации СОУТ В соответствии с ФЗ-136 от 1 мая 2016 и Приказа Министерства труда и социальной защиты РФ от 7 февраля 2014 г.

N 80н предоставляем Декларацию и сведения о результатах проведения СОУТ в ООО «Класс». Приложения:

  • Заверенная копия заключения эксперта по результатам СОУТна 2 л. в 2 экз.
  • Копия сводной ведомости результатов проведения СОУТ на 2л. 1 экз.
  • Декларация соответствий условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда на 6 л. в 2 экз.
  • Заверенная копия титульного листа отчета о проведении СОУТ на 1л. в 1 экз;

С уважением, Генеральный директор ООО «Класс» Жирнов Жирнов Р.С.

Исполнитель: инженер по охране труда Летунов А.З. 8(495) ххх-хх-хх e-mail: Запись опубликована автором в рубрике . Автор статьиСпециалист по управлению персоналом, копирайтер по совместительству.Написано статей24 Покупая товар или заказывая выполнение каких-либо услуг, ни одна компания не застрахована от того, что могут быть нарушены сроки поставки или выполненные работы будут некачественными.

Рекомендуем прочесть:  На снегоходе какие права нужны

И если стороны не могут разрешить возникшие разногласия устно, то потребуется оформление рекламации и направление ее в адрес стороны, допустившей некачественное обслуживание. Для начала процесса урегулирования потребуется направить пакет документов, составив к претензии, образец которого вы можете использовать в качестве примера.

Пример, лист А4 Общество с ограниченной ответственностью «Багратион» 100200, г. Москва, ул. Калужская, д.№101, офис 19 ИНН 7711144111, КПП 771122216, ОГРН 50712267243122 Исх.

№134 от 26.11.2018г. ООО «Лина» 110100, г. Москва, ул. Гагарина, д.2, офис 14 Генеральному директору Кондратьеву И.К. Претензия к выполнению условий поставки В связи внарушением ООО «Лина» правил и сроков поставки продукции в адрес ООО «Багратион», направляем в Ваш адрес претензию по выполнению заявки на закупку № 245 от 02.11.2018г.

По существу претензии так же направляем фотографии упаковки продукции, не соответствующей правилам поставки.

Рассчитываем на урегулирование данного вопроса путем переговоров и возмещения убытков, возникших в связи с допущенными нарушениями со стороны ООО «Лина» в соответствии с п.10 Договора №21 от 12.01.2018г. Приложения:

  • Претензия №12 от 25.11.2018г.на 1 л. в 2 экз.
  • Копия оплаченного счета №278 от 04.11.2018г. с отметкой банка об исполнении на 1л. в 1 экз.
  • Заявка на закупку № 245 от 02.11.2018г.
  • Фотографии полученного товара на 10 л. в 1 экз.

С уважением, Генеральный директор ООО «Багратион» Кулицкий Кулицкий А.А.

Исполнитель: юрисконсульт Багров Т.С. 8(495) ххх-хх-хх e-mail: Запись опубликована автором в рубрике .

Автор статьиСпециалист по управлению персоналом, копирайтер по совместительству.Написано статей24 Сопроводительное письмо к акту сверки взаиморасчетов, которого вы можете использовать при необходимости составления такого сообщения, — обязательный документ, оформляемый при отправке акта сверки на подпись клиентам организации.

При подготовке текста не забудьте перечислить все приложения, направляемые вместе с актом.

Пример, лист А4 Общество с ограниченной ответственностью «Курс» 100210, г.

Москва, ул. Стромынка, д.№12, офис 13 ИНН 7711134114, КПП 7711111183, ОГРН 50712252431212 Исх. №143 от 28.09.2018г. ООО «Шаг» 111000, г.

Москва, ул. Карбышева, д.40, офис 101 Главному бухгалтеру О подписании акта сверки Высылаем в адрес вашей организации акт сверки за период с 01.05.2018г. по 15.09.2018г. и прилагаем копии актов выполненных работ и счетов-фактур за данный период. Просим оформить акт и направить наш экземпляр в течение 7-ми рабочих дней.

Приложения:

  • Акт сверки взаиморасчетов за период с 01.05.2018г. по 15.09.2018г. на 1 л. в 2 экз.
  • Копии актов выполненных работ за период с 01.05.2018г. по 15.09.2018г на 8 л. в 1 экз.
  • Копии счетов-фактур за период с 01.05.2018г. по 15.09.2018г на 8 л. в 1 экз.

С уважением, Главный бухгалтер ООО «Курс» Ильинская Ильинская И.М. Исполнитель: Бухгалтер Торопова А.С.

8(495) ххх-хх-хх e-mail: Запись опубликована автором в рубрике .

Автор статьиСпециалист по управлению персоналом, копирайтер по совместительству.Написано статей24 Любая судебная тяжба – не самое приятное занятие. Но если все же приходится принимать участие в таких процессах, то, в первую очередь, потребуется внимательно отношение к документам, фигурирующим в деле. Сопроводительное письмо к документам в суд – можно применить как ориентировочный вариант для составления своего письма.

Стоит помнить, что наполнение такого сообщения всегда будет зависеть от конкретного дела, в отношении которого передаются документы. И, безусловно, для формирования сообщения лучше привлечь юристов, компетентных в подготовке таких документов. Пример, лист А4 Общество с ограниченной ответственностью «Ранг» 107128, г.

Москва, ул. Каланчёвская, д.№56, офис 34 ИНН 7711111116, КПП 7711343656, ОГРН 5071224111211 Исх. №28 от 02.11.2018г. Басманный районный суд г.

на № от Москвы 107078, г. Москва, ул. Каланчевская, д. 11 Истец: ООО «Ранг» О приобщении документов к делу Во исполнение определения Басманного районного суда г.

Москвы по оставлению искового заявления №167 от 01.08.2018г.

без движения, предоставляем уточненное исковое заявление. Просим принять исправленный текст искового заявления о взыскании задолженности за оказанные услуги с ООО «Путь». Приложения:

  • Исковое заявление о взыскании задолженности с ООО «Путь»на 2 л. в 3 экз.
  • Копия Договора №23 от 11.01.2017г. на 10 л. в 2 экз.
  • Копия акта выполненных работ от 12.12.2017г. на 1 л. в 2 экз.

С уважением, Генеральный директор ООО «Рант» Комаров Комаров А.А.

Запись опубликована автором в рубрике . Автор статьиСпециалист по управлению персоналом, копирайтер по совместительству.Написано статей24 Отправка документов – частая необходимость.

Компании направляют друг другу не только коммерческие предложения, договоры, акты. Это могут быть любые материалы, касающиеся рекламных акций, презентаций и деловых встреч, обязательные формы для допуска на территорию персонала компаний — исполнителей каких-либо услуг. Предлагаемый сопроводительного письма о передаче документов поможет вам составить свой вариант сообщения.

Пример, лист А4 Общество с ограниченной ответственностью «Райт» 150110, г.

Москва, ул. Грина, д.№12, офис 15 ИНН 7711111116, КПП 7711343656, ОГРН 5071224111211 Исх. №32 от 02.09.2018г. ООО «Телекс» на № от 111000, г. Москва, ул. Селезневская, д.31, офис 11 Генеральному директору Савицкой И.А.

О предоставлении документов Уважаемая Ираида Андреевна! В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам пакет документов, которые необходимо подписать, чтобы наши сотрудники могли выйти для выполнения монтажных работ на территорию Вашей организации.

Просим после оформления с Вашей стороны направить экземпляры нашей компании в течение 4-х рабочих дней, чтобы монтажные работы были нами начаты в оговоренные сроки.

Приложения № 1 и 2 должны остаться у Вас, их отправлять обратно не нужно.
Приложения:

  • Список сотрудников ООО «Райт».на 1 л. в 1 экз.
  • Пропуска для сотрудников на 8 л. в 1 экз.
  • Доп. соглашение к Договору № 24 от 28.08.2018г. на 1 л. в 2 экз.
  • Заполненная форма для оформления пропусков на территорию ООО «Телекс» на 1 л. в 1 экз.

С уважением, Генеральный директор ООО «Райт» Комаров Комаров А.А.

Исполнитель: Секретарь приемной КалининаЕ.Ф. 8(495) ххх-хх-хх e-mail: Запись опубликована автором в рубрике . Автор статьиСпециалист по управлению персоналом, копирайтер по совместительству.Написано статей24 В процессе согласования условий договора достаточно часто возникают ситуации, когда компании не могут сразу договориться по целому ряду пунктов.
Автор статьиСпециалист по управлению персоналом, копирайтер по совместительству.Написано статей24 В процессе согласования условий договора достаточно часто возникают ситуации, когда компании не могут сразу договориться по целому ряду пунктов.

В этих ситуациях потребуется составить протокол разногласий, в котором будут перечислены все разделы договора и формулировки, с которыми не согласна какая-либо из сторон. Для того чтобы направить документ, необходимо приложить сопроводительное письмо к протоколу разногласий, которого вы можете использовать при подготовке своего варианта. Пример, лист А4 Общество с ограниченной ответственностью «Анонс» 115419, г.

Москва, ул. Донская, д.№1, офис 143 ИНН 7711133115, КПП 7711444132, ОГРН 5071225551211 Исх.

№18 от 22.07.2018г. ООО «Квадрат» на № от 111052, г. Москва, ул. Плещеева, д.32, офис 23 В юридический отдел О передаче Протокола разногласий к Договору Высылаем Протокол разногласий к проекту договора №23 от 15.07.2018г.

Большая часть вопросов касается п.3, 6, и 8.

Также в документе содержатся предложения по изменению формулировок.

Готовы продолжить диалог в части корректировки указанных пунктов, для того чтобы ускорить подписание договора. В случае согласия с предлагаемыми формулировками, ждем от Вас подписанного протокола разногласий в течение 5-ти рабочих дней, чтобы начать подписание Договора. Приложения:

  • Проект Договора №23 от 15.07.2018г. на 5 л. в 1 экз.
  • Протокол разногласий к проекту Договора №23 от 15.07.2018г. на 2 л. в 2 экз.

С уважением, Руководитель юридического департамента ООО «Квадрат» Крутов Крутов С.С.

Исполнитель: Юрисконсульт Шувалова М.А. 8(495) ххх-хх-хх e-mail: Запись опубликована автором в рубрике . Автор статьиСпециалист по управлению персоналом, копирайтер по совместительству.Написано статей24 В период действия договора с контрагентом, может возникнуть необходимость оформить дополнительное соглашение, в котором могут уточняться условия сотрудничества, поставки, отгрузки, добавляться дополнительные виды работ, не указанные в основном тексте документа.

Для подписания необходимо составить к дополнительному соглашению и направить его вместе с документом. Пример, лист А4 Общество с ограниченной ответственностью «Авангард» 111130, г.

Москва, ул. Пушкина, д.№1, офис 143 ИНН 7711111115, КПП 7711444112, ОГРН 5071224441211 Исх. №22 от 02.03.2018г. ООО «Модуль» на № от 111000, г.

Москва, ул. Грибоедова, д.40, офис 230 Коммерческому директору Степанченко И.А.

Об оформлении дополнительного соглашения к договору Уважаемый Игорь Андреевич!

Высылаем Вам дополнительное соглашение к договору № 11 от 12.01.2018г., завизированное с нашей стороны. Просим направить подписанный экземпляр нашей компании на юридический адрес в течение 5-ти рабочих дней с момента получения данного отправления. Приложения:

  • Копия Договора № 11 от 12.01.2018г. на 4 л. в 1 экз.
  • Дополнительное соглашение к Договору № 11 от 12.01.2018г. на 1 л. в 2 экз.

С уважением, Коммерческий директор ООО «Авангард» Кутепов И.В.

Кутепов И.В. Исполнитель: Секретарь коммерческого отдела Казакова А.П. 8(495) ххх-хх-хх e-mail: Запись опубликована автором в рубрике .

Автор статьиСпециалист по управлению персоналом, копирайтер по совместительству.Написано статей24 Акт сверки – документ, обязательный первичный документ бухгалтерского учета, составляемый с каждым контрагентом.

Поскольку он оформляется и покупателем и поставщиком, потребуется получение оригиналов, которые будут находиться у обеих компаний. При отправке экземпляров для заполнения, потребуется составить к акту сверки, образец которого поможет составить данное сообщение. Пример, лист А4 Общество с ограниченной ответственностью «Круг» 129090, г.

Москва, ул. Гиляровского, д.№10, офис 43 ИНН 7711111114, КПП 771113412, ОГРН 5071223331211 Исх.

№111 от 20.09.2018г. ООО «Шанс» на № от 108803, г.

Москва, ул. Ясеневая, д.20, офис 10 Главному бухгалтеру Оформление акта сверки Высылаем в адрес вашей организации акт сверки за период с 01.04.2018г. по 31.08.2018г. Просим оформить документ со своей стороны и направить экземпляр ООО «Кпуг» в течение 5-ти рабочих дней. Приложения:

  • Акт сверки за период с 01.04.2018г. по 31.08.2018г. на 1 л. в 2 экз.
  • Копии актов выполненных работ за период с 01.04.2018г. по 31.08.2018г. на 6 л. в 1 экз.
  • Копии счетов-фактур за период с 01.04.2018г. по 31.08.2018г. на 6 л. в 1 экз.

С уважением, Главный бухгалтер ООО «Круг» Свердлова Свердлова И.И.

Исполнитель: Секретарь общего отдела Светличная П.А. 8(495) ххх-хх-хх e-mail: Запись опубликована автором в рубрике .

Найти: . .

Сопроводительное письмо к документам

— это письмо, которое сопровождает отправляемые документы и в котором содержится наименование направляемого документа и дальнейшие действия получателя. удобно тем, что:

  1. во-вторых, в нем есть инструкция получателю, что делать с полученными документами: какие экземпляры необходимо подписать, скрепить печатью, какие вернуть обратно отправителю.
  2. во-первых, оно является доказательством отправки определенных документов. Адресат не сможет сказать, что не получил какой-то документ, поскольку в письме находится описание содержимого всего пакета отправляемых документов;

Пишется сопроводительное письмо к документам согласно общей .В самом верху, в шапке данного документа указывается должность, наименование компании и ФИО получателя письма.Затем проставляется дата, номер документа, а также прописывается заголовок письма.Ниже следует обращение к получателю.Текст сопроводительного письма к документам обычно начинается со слов:

  1. Высылаем Вам…
  2. Представляем Вам…
  3. Направляем Вам…

Здесь необходимо указать наименование отправляемых документов, их дату, номер и прописать инструкцию получателю: что ему делать с полученными документами.Основная часть сопроводительного письма к документам также может содержать . В данном случае применяются следующие шаблонные фразы:

  1. Просим руководствоваться… и т.п.
  2. Просим информировать…
  3. Просим передать…
  4. Просим подтвердить получение…
  5. Просим возвратить…

Под основным текстом письма также может быть отметка о наличии приложений с целью облегчения обработки почты и уменьшения вероятности потери отправленных экземпляров документов (см.

образец).Заключительная часть сопроводительного письма к документам содержит подпись отправителя, его должность и ФИО.ДиректоруООО «Стандарт»Е.С. Кузьмину27.07.2013 № 23 Уважаемый Евгений Станиславович!Направляем Вам подписанный и скрепленный печатью договор № 2013-25-07 от 25.07.2013 с протоколом разногласий.

Протокол разногласий просим подписать, скрепить печатью и один экземпляр выслать в наш адрес в течение 10 дней.Приложения:1) договор в 2 экз. (всего на 6 листах);2) протокол разногласий в 2 экз.

(всего на 2 листах). ДиректорДыковС.М.

ДыковОформление сопроводительного письма к документам осуществляется на фирменном бланке организации.

Сопроводительное письмо к договору

365 Организации могут обмениваться друг с другом различной документацией для подписания, в том числе и договорами.

В этом случае принято вместе с бумагами прикладывать сопроводительное письмо. В нем указывают, какие документы были отправлены и какие действия с ними компания ожидает от получателя.

Разберемся, как составить сопроводительное письмо к договору.

  1. Бесплатная загрузка
  2. Онлайн просмотр
  3. Проверено экспертом
  4. Бланк и образец

ФАЙЛЫ Обязательство по прикладыванию к документации сопроводительных писем нигде не прописано. Однако компаниями это часто практикуется для избежания недопонимания.

Функции такого письма:

  • Указания к действию для получателя. Например: подтвердить получение, подписать и вернуть один экземпляр.
  • Опись пересылаемых бумаг. Обязательно отмечают количество экземпляров и листов документов.
  • Подтверждение факта отправки важных документов.
  • Напоминание о сроках исполнения действий.

Письмо должно иметь исходящий номер. Документ рекомендуют составлять в двух экземплярах, один из которых компания-отправитель должна оставить себе. Ставить печать на письме не обязательно, за исключением тех случаев, когда стороны договорились об этом.

Сопроводительное письмо с документами можно передать через курьера, лично, по почте либо с помощью систем электронного документооборота. Получатель письма, если оно отправлено по почте, должен зарегистрировать его в журнале входящей корреспонденции, проверить комплектность, передать для подписания руководству, а затем отправить компании-отправителю. Если документы переданы лично или курьером, то получатель должен поставить отметку о получении на втором экземпляре сопроводительного письма и вернуть его.

Это делается для подтверждения получения бумаг. Законодательно закрепленного бланка такого документа нет, поэтому составить его можно в свободной форме, учитывая структуру деловых писем.

Не нужно писать слишком длинный текст.

Получатель должен потратить на чтение от 30 секунд до минуты, чтобы вникнуть в суть письма и передать его в необходимое подразделение.

Текст должен быть написан с использованием официально-делового стиля, без орфографических и любых других ошибок. Письмо оформляют на фирменном бланке организации. Что требуется указать в письме:

  • Заканчивают письмо подписью руководителя организации. Обязательно указывают его должность и ФИО. Поставить подпись может и уполномоченное на это лицо.
  • После этого перечисляют документы, которые были отправлены. В нашем случае это договор. Если есть какие-либо прилагающиеся документы, то можно просто указать, что договор с приложениями, а в конце письма перечислить их
  • Начинать нужно со стандартного обращения: «Уважаемый …!».
  • Затем обозначают цель отправления. Уместна такая формулировка: «Просим подписать и один экземпляр возвратить в срок до…».
  • Дату отправления сопроводительного письма.
  • Наименование документа.
  • Наименование и реквизиты компании, отправляющей договор. Указывают полное название, ИНН, КПП, юридический адрес, контактный телефон. Если письмо составляют на фирменном бланке компании, то эта информация уже будет включена в текст.
  • Текст письма:
    • Начинать нужно со стандартного обращения: «Уважаемый …!».
    • Далее — устойчивые выражения: «Высылаем Вам…», «Направляем Вам…» и т.п.
    • После этого перечисляют документы, которые были отправлены. В нашем случае это договор. Если есть какие-либо прилагающиеся документы, то можно просто указать, что договор с приложениями, а в конце письма перечислить их
    • Затем обозначают цель отправления. Уместна такая формулировка: «Просим подписать и один экземпляр возвратить в срок до…».
    • Перечисляют прилагающиеся к письму документы с количеством листов в них. Это могут быть, кроме самого договора, график платежей, план поставок и т.д. Нужно указать еще и итоговое количество экземпляров и количество листов.
  • Далее — устойчивые выражения: «Высылаем Вам…», «Направляем Вам…» и т.п.
  • Исходящий номер.

    Организации регистрируют всю исходящую корреспонденцию в специальном журнале. Нумерация должна производиться в соответствии с правилами, прописанными в ЛНА компании.

  • Кому предназначается письмо (этот блок располагается в правом верхнем углу).

    Как правило, указывают руководителя компании.

  • Перечисляют прилагающиеся к письму документы с количеством листов в них.

    Это могут быть, кроме самого договора, график платежей, план поставок и т.д. Нужно указать еще и итоговое количество экземпляров и количество листов.

Общество с ограниченной ответственностью «Меркурий» Адрес: 427960, г.

Сарапул, ул. Гончарова, д. 13, оф.12 А, ИНН 1834561238, КПП 3412345645, ОГРН 2345673453456, тел.: 8 (34147) 2-22-22 Генеральному директору ООО «Сатурн» Николаеву Семену Семеновичу Исх. № 34526-2 «23» июля 2020 года Уважаемый Семен Семенович! Высылаем Вам подписанный договор поставки канцтоваров № 456 от «20» июля 2020 года с приложениями.

Просим подписать его и один экземпляр возвратить нам в течение 7 дней.

Приложение:

  • Договор поставки № 456 от «20» июля 2020 года в 2 экземплярах на 8 листах.
  • График платежей б/н в 2 экземплярах на 2 листах.

Итого: 2 экземпляра на 10 листах. Генеральный директор ООО «Меркурий» Львов Иван Иванович Львов

Как оформить письмо

› › Сопроводительным письмом называется разновидность делового письма, которое прилагается к отправляемым документам, торговым предложениям, резюме.Оформление сопроводительного письма не является обязательным требованием делопроизводства, но желательно для отправителя, так как содержит ряд нужных реквизитов:

  • Дата отправления, что в случае необходимости докажет, что документы были отправлены в срок;
  • список направляемых документов, что позволит проследить их наличие у получателя;
  • получатель обязан зарегистрировать его у себя, что позволяет контролировать сроки исполнения.

Чтобы перестраховаться о получении, пакет документов можно переправить почтой заказным письмом, что гарантирует личную подпись получателя.

  1. Завершение, где указаны реквизиты отправителя – его должность, ФИО, подпись.
  2. Ключевая часть, в которой содержится описание основной мысли письма;
  3. Вступление, в котором указывается заглавие письма, его цель, обращение к адресату;

Текст сопроводительного письма не имеет обязательной формы, но существуют негласные правила:

  1. текст письма к резюме должен заинтересовать работодателя;
  2. текст письма к торговой пропозиции – привлечь внимание покупателя.
  3. сопроводительные письма к документам включают в себя список документов, которые отправляются;

Оформлять сопроводительное письмо можно как на бланке, на котором указаны все реквизиты организации или физического лица, так и на чистом листе.Как правильно оформить сопроводительное письмо стилистически, помогут советы:

  1. Название «сопроводительное письмо» не пишут, используют заглавие «О направлении…».
  2. Письмо и сопутствующие бумаги к нему отправляются одним способом – либо на бумаге, либо в электронном виде;
  3. Список отправленных документов должен быть в единственном числе – либо в тексте письма, либо в приложении;

Сопроводительное письмо к документам – письмо, в котором указаны отправленные документы и меры, которые должен принять получатель в отношении этих документов.При оформлении сопроводительного письма к документам придерживаются следующей структуры:

  1. После этого обращаются к адресату, используя слова «высылаем», «направляем», представляем», после которых перечисляются названия документов, их номера и даты;
  2. В шапке пишут ФИО адресата, название фирмы;
  3. Затем пишут дату, исходящий номер и заглавие письма;
  4. В письме может содержаться просьба касательно пакета документов, например, об их возврате или другое;
  5. Далее указывают, что следует предпринять в отношении документов;
  6. Затем следуют отметки о приложениях;
  7. Заключают сопроводительное письмо ФИО отправителя, его должностью и подписью.

Сопроводительное письмо как правило, оформляется на бланке фирмы.Должность Название фирмы ФИО Дата исх.NУважаемый(ая)________________!Направляем Вам _________________ документы (название документа, его номер и дата) с ______ (указываются приложения). Далее указывается инструкция, что необходимо выполнить с этими документами.Приложения:В пронумерованном списке указывают названия документов, количество экземпляров и общее количество листов.Должность отправителя ________Подпись ________________Инициалы, фамилия _______________В сопроводительном письме к резюме отправитель излагает информацию о своих профессиональных качествах, успехах, лучших сторонах своей личности.

Все это преследует цель заинтересовать работодателя.К примеру, оформить сопроводительное письмо к резюме можно так:

  1. Затем следует обращение: «Добрый день!», или «Здравствуйте!».
  2. Затем следует упомянуть о том, почему была выбрана эта фирма, описать свои качества в профессии и другие полезные знания.
  3. Потом следует выразить признательность за оказанное внимание на письмо.
  4. В заключение выражают свое уважение, указывают ФИО, способ связи.
  5. В шапке документа указывается ФИО, должность кадрового представителя или директора компании, название компании.
  6. Далее должно быть написано, какую должность хотелось бы занять соискателю, как стало известно о ней. Также можно коснуться положительных сторон компании.

Здравствуйте, уважаемый(ая) _____________ (обращение по имени или по имени и отчеству)!На сайте (указать источник информации о вакансии) я узнала, что свободна вакансия _______.Приняв во внимание предъявленные условия к кандидату, я заключила, что могу работать на этой должности в Вашей фирме, принимая во внимание, что опыт работы в этой сфере у меня имеется.Уровень зарплаты, на которую я претендую, _________.Подробные сведения о моих профессиональных достижениях прилагаются в резюме. Буду рада встретиться и в личном общении рассказать детально об опыте работы. Связаться со мной можно _______ (указываются контакты).Благодарю за оказанное внимание и выделенное время.С уважением, (указываются фамилия, имя, отчество полностью).В сопроводительном письме к торговому предложению в сжатой форме излагают приглашение к сотрудничеству.

Его составляют, если само торговое предложение имеет большой объем.

  1. Заключают написание письма выражением уважения и указанием координат отправителя.
  2. Далее описывают фирму, ее предложение, чем будет взаимовыгодна совместная работа, контакты.
  3. Начинают написание письма с обращения к представителю фирмы.

Добрый день, уважаемый(-ая) ___________ имя, отчество!Рада приветствовать Вас фирма (название фирмы), далее повествуется о роде деятельности фирмы.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+