Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Приказ о создании экспертной комиссии по архиву образец

Приказ о создании экспертной комиссии по архиву образец

Приказ о создании экспертной комиссии по уничтожению документов

Подборка наиболее важных документов по запросу (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое). Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс: Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:По истечении срока хранения документов они подлежат уничтожению в соответствии с п.

4.2 Приказа Минкультуры России N 526.

Для организации процедуры уничтожения документов необходимо создать экспертную комиссию по приказу руководителя, действующую на основании положения. Основными функциями экспертной комиссии являются: Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:Информационная значимость приказов председателей судов по основной деятельности и по личному составу позволяет осуществлять историко-правовой анализ судебной деятельности, а также обеспечивать сохранение памяти о работе предшествующих поколений судей и работников аппаратов судов.

Действующая форма организации хранения приказов и распоряжений Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, председателей верховных судов республик, краевых и областных судов, судов городов федерального значения, судов автономной области и автономных округов, районных судов предусматривает срок хранения документов по личному составу «75 лет ЭПК», что предполагает возможность отсрочки сроков уничтожения данных документов на основании решений экспертных комиссий судов. Полагаем, следует учитывать принципы, заложенные в Постановлении Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 13 декабря 2012 г.

N 35

«Об открытости и гласности судопроизводства и о доступе к информации о деятельности судов»

.

Суды должны принимать меры к обеспечению хранения документов в электронной форме, в том числе создавать электронные архивы судов. Трансформация приказов в рассматриваемой части организационно-распорядительной деятельности судов из электронного в бумажный формат позволит сформировать надежный источник информации об особенностях работы суда в тот или иной период его функционирования.
Трансформация приказов в рассматриваемой части организационно-распорядительной деятельности судов из электронного в бумажный формат позволит сформировать надежный источник информации об особенностях работы суда в тот или иной период его функционирования.

В этой связи экспертные комиссии судов, используя свои полномочия, правомочны принимать решения о ведении работы по обеспечению сохранности электронных копий локальных актов судов в форме приказов по основной деятельности и по личному составу. Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:3. ЭК является совещательным органом при руководителе организации, создается приказом организации и действует на основании положения, разработанного на основе Примерного положения, утвержденного руководителем организации.

Рубрики

Экспертиза ценности документов – это изучение состава и содержания документов учреждения на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение. В ходе проведения работ по отбору документов на постоянное или длительное хранение экспертизе ценности подвергается весь комплекс документов, образующихся в деятельности всех структурных подразделений организации.

До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.

Экспертиза ценности документов в учреждении проводится:

  1. в архиве: в ходе подготовки дел к передаче на постоянное хранение.
  2. в делопроизводстве: при составлении номенклатуры дел, формировании дел и подготовке их к передаче в архив;

Состав экспертной комиссии Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов приказом руководителя создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) (Пример 1). В организациях, имеющих подведомственную сеть (например, филиалы), создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В состав ЭК (ЦЭК) включаются квалифицированные и опытные работники основных структурных подразделений организации, хорошо знающие состав и содержание, а также значение и ценность информации документов, создаваемых тем структурным подразделением, в котором они работают.

В обязательном порядке в состав комиссии включается руководитель службы документационного обеспечения управления и архива организации (или лицо, ответственное за архив организации). В случае если организация передает свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив, рекомендуется включать в состав комиссии его представителя.

Как правило, председателем комиссии назначают заместителя руководителя организации, курирующего вопросы делопроизводства и архива. Секретарем комиссии является заведующий архивом или ответственный за архив организации. Функции и права ЭК (ЦЭК), а также организация ее работы определяются положением об этой комиссии, разрабатываемым на основе Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденного приказом Росархива от 19.01.1995 № 2.

Задачи и функции ЭК Основными задачами ЭК (ЦЭК) являются:

  1. организация и проведение отбора, подготовка документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.
  2. организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;
  3. организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и их формировании;

Основными функциями ЭК (ЦЭК) являются:

  1. участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.
  2. организация ежегодного отбора документов для хранения и уничтожения;
  3. подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного органа предложений об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;
  4. рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование ЭПК архивного органа проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и долговременного хранения, в т.ч.

    по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

Итоги работы комиссии оформляются протоколом (Пример 2).

Отбор документов на хранение При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации; отбор документов с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Например, дело, законченное делопроизводством в 2005 году, срок хранения которого составляет 5 лет, должно быть уничтожено в 2011 году. Если дело состоит из нескольких томов, которые содержат документы за определенный период (например, документы, послужившие основанием для бухгалтерских записей, формируются, как правило, по месяцам), то исчисление срока хранения этого дела (а не части или тома) аналогично исчислению, приведенному выше, т.е. нельзя уничтожать документы, сформированные в дело, например, за июль 2003 года, срок хранения которых 5 лет, 1 августа 2005 года, они могут быть уничтожены только 1 января 2009 года.

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях. Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел в номенклатурах, описях структурных подразделений организации или на обложках дел без просмотра самих документов.

В делах, предназначенных для постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов.

При отборе дел на хранение уточняется также характер повторения и поглощения содержащейся информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения. Хранению подлежат только подлинники документов, а в случае их отсутствия (утраты, выемки) – заверенные копии, так как это в дальнейшем играет существенную роль при их использовании.

Особенно это касается подтверждения по архивным документам сведений социально-правового и имущественного характера. Отбор документов к уничтожению Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления описей на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации. В случае если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то описи и акт о выделении документов к уничтожению после согласования ЭК организации направляются на утверждение ЭПК соответствующего архивного органа.
В случае если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то описи и акт о выделении документов к уничтожению после согласования ЭК организации направляются на утверждение ЭПК соответствующего архивного органа. Организации, документы которых не подлежат приему в архивные учреждения, уничтожают дела с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу.

В этом случае ЭК организаций дано право самостоятельно согласовывать описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении документов с истекшими сроками хранения. После согласования описи и акты утверждаются руководителем организации, и только после этого организация имеет право уничтожать документы с истекшими сроками хранения.

Если организация передает свои документы на государственное или муниципальное хранение, то работа по экспертизе ценности документов проводится под методическим руководством того архивного учреждения, источником комплектования которого оно является. Почему запрещается уничтожение документов с истекшими сроками хранения без проведения всего комплекса работ по упорядочению документов как постоянного, так и долговременного хранения, в том числе по личному составу?

Это связано прежде всего с тем, что в ходе подготовки дел к постоянному или длительному хранению может обнаружиться, что часть документов утрачена, и восполнить информацию, содержащуюся в утраченных документах, могут только те документы с временными сроками хранения, которые были несвоевременно уничтожены. ПРИМЕР 1 Приказ о создании постоянно действующей экспертной комиссии ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «САЛЮТ» ПРИКАЗ 01.08.2008 № 35 Москва О создании постоянно действующей экспертной комиссии В целях организации и проведения методической и практической работы по определению сроков хранения и отбору документов на архивное хранение и уничтожение документов с истекшими сроками хранения, образующихся в деятельности Общества, ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Создать постоянно действующую экспертную комиссию в составе: Председатель комиссии: Козырев М.И.

– заместитель генерального директора Общества Секретарь: Леонтьева А.И.

– заведующий архивом Общества Члены комиссии: Петров С.А.

– начальник канцелярии Зимина С.Ф. – начальник отдела кадров Попова Е.В.

– заместитель начальника отдела бухгалтерского учета и отчетности 2.

Зав. архивом Леонтьевой А.И. разработать положение о постоянно действующей экспертной комиссии до 01.09.2008. Генеральный директор Минаев С.И. Минаев ПРИМЕР 2 Протокол заседания экспертной комиссии Общество с ограниченной ответственностью «Русский текстиль» ПРОТОКОЛ заседания экспертной комиссии 08.08.2008 № 2 Москва Председатель комиссии – Попов И.В., заместитель генерального директора Секретарь – Полунина Е.Ф., старший менеджер.

Присутствовали члены комиссии: Каримов И.В. – главный бухгалтер Гусев С.И. – старший менеджер Петухова И.С.

– ответственный за архив ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. Рассмотрение описи № 1 л/с дел долговременного хранения по личному составу ООО «Русский текстиль» за 1994–2001 годы.

Доклад ответственного за архив И.С. Петуховой. 2. Рассмотрение акта о выделении документов к уничтожению. Доклад ответственного за архив И.С.

Петуховой. 1. СЛУШАЛИ: И.С. Петухову – ответственного за архив, которая представила на рассмотрение членов комиссии опись № 1 л/с дел по личному составу ООО «Русский текстиль» и его предшественника, ТОО «Фирма «Текстиль», за 1994–2001 годы. В опись включены приказы по личному составу и расчетные ведомости по начислению заработной платы работникам.

Документы, включенные в опись, имеют долговременный срок хранения – 75 лет и являются основанием для подтверждения трудового стажа и размера заработной платы работников.

Документы упорядочены в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). ВЫСТУПИЛИ: Каримов И.В., Гусев С.И., Полунина Е.Ф. – предложили согласовать представленную опись.

РЕШИЛИ: Опись № 1 л/с дел по личному составу ООО «Русский текстиль» и его предшественника, ТОО «Фирма «Текстиль», за 1994–2001 годы в количестве 24 единиц хранения согласовать. 2. СЛУШАЛИ: И.С. Петухову, которая представила на рассмотрение членов экспертной комиссии акт о выделении документов к уничтожению, не подлежащих дальнейшему хранению.
2. СЛУШАЛИ: И.С. Петухову, которая представила на рассмотрение членов экспертной комиссии акт о выделении документов к уничтожению, не подлежащих дальнейшему хранению. В акт включено 330 единиц хранения за 1994–2001 годы, сроки хранения которых, согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2002), истекли.

В соответствии с данным Перечнем вышеуказанные документы имеют 5-летний срок хранения.

Практическая надобность в них миновала. Документы по личному составу за 1994–2001 годы полностью упорядочены, описаны и включены в опись № 1 л/с дел долговременного хранения.

Сохранность данной категории документов обеспечена. ВЫСТУПИЛИ: Каримов И.В., Гусев С.И., Полунина Е.Ф.

– предложили в установленном порядке провести уничтожение документов согласно акту. РЕШИЛИ: Провести в установленном Основными правилами работы архивов организаций порядке уничтожение документов ООО «Русский текстиль» и его предшественника, ТОО «Фирма «Текстиль», за 1994–2001 годы в количестве 330 единиц хранения согласно представленному акту.
РЕШИЛИ: Провести в установленном Основными правилами работы архивов организаций порядке уничтожение документов ООО «Русский текстиль» и его предшественника, ТОО «Фирма «Текстиль», за 1994–2001 годы в количестве 330 единиц хранения согласно представленному акту. Председатель Попов И.В. Попов Секретарь Полунина Е.Ф.

Полунина В случае если документы организации отнесены к составу Архивного фонда Российской Федерации.

Образец приказа о создании экспертной комиссии

| Нужно ли вынимать документы из папок перед уничтожением?

Нет, не нужно! Перед тем, как документам попасть в шредер, они проходят через пункт сортировки, где документы вынимаются из файлов и отделяются от папок «корона». Какая скорость шредирования документов? Наши шредеры уничтожают от 3 тонн документов в час!

За сколько времени необходимо оставлять заявку на уничтожение документов?

Желательно отправить нам заявку на уничтожение документов не позднее чем за 1 рабочий день, это связано с планированием логистики.

Может ли представитель нашей организации наблюдать за процессом уничтожения документов?

Да, без проблем! Кто в организации несет ответственность за организацию уничтожения документации?

Ответственность за организацию уничтожения документов организации, возлагается на ее руководителя.

На основании каких документов можно списывать документы на уничтожение? Документы уничтожаются на основании акта о выделении документов к уничтожению, данный акт могут составить наши специалисты. Можем ли мы сами доставить документы на Ваш пункт уничтожения?

Конечно, при этом стоимость уничтожения документов будет снижена.

Каким образом происходит сжигание документов?

Сжигание документов производится в печах с вихревым кипящим слоем инертного материала – кварцевого песка при температуре более 800 градусов. Что нужно делать с документами организации после ее ликвидации? После ликвидации организации, документы по личному составу (75 лет хранения), в обязательном порядке должны быть переданы в архив на государственное хранение.

На ком лежит ответственность по организации и передачи документов в архив на государственное хранение при банкротстве предприятия? При банкротстве предприятия, ответственность по сдаче документов в архив на государственное хранение лежит на конкурсном управляющем. Конкурсный управляющий может привлечь архивную компанию для архивной обработке и передачи документов в архив на государственное хранение.

Конкурсный управляющий может привлечь архивную компанию для архивной обработке и передачи документов в архив на государственное хранение. Какой документ подтверждает передачу документов в архив на государственное хранение?

Договор с государственным архивом о передаче документов на хранение и акт приема передачи документов на государственное хранение. Во время конкурсного производства, предъявляется акт приема передачи документов на государственное хранение. Кем должен быть выдан акта о приеме документов на государственное хранение?

Акт о приеме передаче документов на хранение в государственный архив, выдается непосредственно в том государственном архиве, куда были сданы документы. Когда необходимо начинать готовить документы для передачи в государственный архив? Процесс передачи документов на государственное хранение дело не быстрое и иногда может достигать от одного месяца до года, именно по этому проводить архивную обработку документов желательно ежегодно, однако если так получилось, что архивом в организации никто не занимался, следует обратиться в архивную компанию в самом начале процесса ликвидации или банкротства.

Более того, не стоит забывать мудрую пословицу — Порядок в документах, порядок в делах! Мы хотим сдать документы на государственное хранение, какие документы нам необходимо подготовить для Ваших специалистов?

Наши специалисты проведут полистную экспертизу ценности документов, после чего будут отобраны документы, подлежащие обязательной передаче в архив на государственное хранение.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в организации создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК).

Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в структурных подразделениях организации с привлечением соответствующих специалистов. Окончательное решение принимает ЦЭК организации.

Функции и права центральной экспертной комиссии, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается руководителем. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел организации путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в центральный архив, как правило, не подлежат — они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения также подлежат уничтожению в установленном порядке с составлением акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ С ЦЕЛЬЮ ИХ СПИСАНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ — 8(495)506-13-79 ПОДРОБНО ОБ УСЛУГЕ ПО УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ +7 495 506 13 79 БЦ Очаково, ул.

Озёрная 47а, м. Озёрная

Приказ о формировании комиссии по уничтожению документов

5805 Документооборот любой большой компании предполагает скопление бумаг. Часть из них должна храниться в организации в течение определенного времени. Другая часть утрачивает свое юридическое значение.

Из-за этого возникает потребность в уничтожении документов. Однако просто уничтожить бумаги нельзя.

Это специальная процедура, в которой участвует комиссия.

  1. Проверено экспертом
  2. Бесплатная загрузка
  3. Бланк и образец
  4. Онлайн просмотр

ФАЙЛЫ Уничтожение бумаг может проводиться различными способами:

  1. Сжигание.
  2. Сдача в пункт приема макулатуры.
  3. Уничтожение посредством шредера.

Иногда бумаги просто разрывают вручную. Если документы отправляются на макулатуру, требуется создать или накладную, или акт приема-передачи.

Первый шаг – отбор бумаг. Процедура осуществляется на основании главы 4 Постановления 03-33/пс.

Она предполагает обязательное формирование комиссии.

Она нужна для определения того, какие документы больше не требуются. Представители комиссии проверяют срок действия той или иной бумаги.

Комиссия может функционировать на постоянной основе.

Актуально это для компаний с большим документооборотом, где уничтожение бумаг – это постоянная процедура. Однако, в большинстве случаев, комиссия действует на временной основе.

Участниками комиссии назначаются квалифицированные сотрудники, которые могут решать, понадобится ли та или иная бумага в дальнейшем. Для формирования комиссии необходимо издать приказ.

Он будет иметь следующий вид: ООО «Япония» 4.11.2017 г.

Москва С целью осуществления экспертизы ценности документов, поиска бумаг, срок хранения которых истек, с их последующим уничтожением, ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Сформировать комиссию со следующим составом участников: Руководитель: Петров А.С.

(гендиректор) Участники: Ларина Т.А.

(главбух), Никольцев П.В. (руководитель отдела кадров), Зайцева П.П.

(начальник юридического отдела), Сифонов О.О. (начальник службы ДОУ) 2. Председателю комиссии выполнить инвентаризацию документов. 3. Организовать уничтожение в срок с 5 ноября 2017 года по 1 декабря 2017 года.

4. Контроль над выполнением этого приказа оставляю за собой. Гендиректор: (подпись) А.С. Петров Это лишь примерная форма приказа. Он может иметь другой вид. К примеру, перечень участников комиссии можно вынести в приложение к приказу.

ВАЖНО! С приказом нужно обязательно ознакомить всех лиц, которые назначены участниками комиссии.

Главная функция комиссии – отбор бумаг, предназначающихся для уничтожения.

Рассмотрим все ее функции:

  1. Полная экспертиза документации.
  2. Отбор бумаг, предназначающихся для передачи в архив.
  3. Отбор бумаг с временным хранением, которые нужно хранить далее.
  4. Поиск бумаг с повреждениями, которые невозможно исправить.

Срок хранения бумаг можно посмотреть в номенклатуре. ВАЖНО! Уничтожаются только те бумаги, срок хранения которых завершился на начало года, в котором запланировано уничтожение. После окончания процедуры по рассмотрению создается акт об их выделении к уничтожению.

В этот акт нужно внести сведения об уничтожаемых бумагах: наименование папки с делом, срок хранения, число листов.

В завершении акта председатель должен проставить свою визу.

После того, как акт оформлен, можно поместить все документы в отдельный шкаф. В любое время возможно их уничтожить.

Второй документ, который требуется заполнить – приказ о назначении процедуры.

В нем должна содержаться эта информация:

  1. Распоряжение.
  2. Основание для уничтожения (ранее составленный акт).
  3. Способ избавления от бумаг.
  4. Дата.

Приказ требуется визировать. После этого производится уничтожение. Последний документ, завершающий процедуру – акт об уничтожении.

Утвержденной формы его нет. Документ составляется в свободной форме. Однако в нем должны присутствовать эти сведения:

  1. Исполнитель, ответственный за мероприятие.
  2. Способ избавления от документов.
  3. Опись бумаг, которые были уничтожены.

Если документы направлены на макулатуру, соответствующую запись требуется внести в акт. Кроме того, к нему нужно приложить копию акта передачи.

Акты об уничтожении хранятся на постоянной основе. Под них рекомендуется создать отдельное дело. Если это дело создано, в номенклатуру требуется внести положение о нем.

Если компания будет реорганизована, дело передается преемнику.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+