Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Трудовое право - Обязательно ли вести журнал регистрации трудовых договоров

Обязательно ли вести журнал регистрации трудовых договоров

Обязательно ли вести журнал регистрации трудовых договоров

Книга регистрации трудовых договоров

9373 С каждым работником в соответствии с законодательством РФ работодатель обязан заключить трудовой договор. Этот документ регулирует правовые отношения между предприятием и сотрудником, перечень обязанностей и прав, условия труда и оплаты.

Сведения о каждом трудовом договоре должны заноситься в специальный документ под названием «».

  1. Проверено экспертом
  2. Бланк и образец
  3. Бесплатная загрузка
  4. Онлайн просмотр

ФАЙЛЫ Наличие книги регистрации трудовых договоров на предприятиях и организациях не является обязательным.

Тем не менее, этот документ весьма востребован, причем как в учреждениях государственного сектора, так и в коммерческих структурах.

Чаще всего он необходим в достаточно крупных компаниях, где много работников или большая текучка кадров, что в свою очередь приводит к потоку трудовых договоров. Книга регистрации относится к управленческой документации, она позволяет вести учет трудовых договоров, осуществлять контроль за ними, а в случае необходимости быстро отыскать необходимые сведения о том или ином договоре.

Таким образом, грамотно и по всем правилам оформленная книга:

  1. содержит всю информацию об имеющихся на хранении трудовых договорах, в том числе действующих, измененных, расторгнутых и истекших,
  2. отражает среднюю продолжительность действия данного документа на предприятии (что бывает важно для статистики и определения стратегии развития организации).

Следует отметить, что книга регистрации на предприятии может быть не одна, а несколько, например, для фиксации срочных, временных или бессрочных трудовых договоров.

Помимо чисто прикладных причин для создания и ведения книги следует учесть еще один немаловажный момент: она может потребоваться при проверке компании специалистами трудовой инспекции – обычно этот документ является одним из первых, среди требуемых ими к предъявлению. Обычно обязанность по формированию и ведению книги регистрации лежит на работнике кадрового отдела, поскольку именно он заключает трудовые договоры и имеет доступ ко всем хранимым на предприятии документам такого рода. Но иногда, контроль за трудовыми договорами ложится на плечи секретаря организации, заместителя руководителя или иного сотрудника, назначенного на это распоряжением директора предприятия.

не имеет унифицированного стандартного образца, так что составляться может в произвольном виде или по действующему внутри предприятия шаблону. При ее формировании в плане структуры следует придерживаться норм делопроизводства, а в отношении текста — правил русского языка. В список обязательных сведений, которые должны включаться в книгу, входят:

  1. дата начала ведения книги и ее окончания;
  2. наименование организации;
  3. название документа;
  4. период хранения.

Все эти данные указываются на титульной странице книги.

Основная часть книги обычно формируется в виде таблицы, состоящей из нескольких столбиков и строк (в зависимости от видения документа специалистом, который его оформляет). В бланк обязательно должна быть включена следующая информация:

  1. структурное подразделение, в котором трудится сотрудник;
  2. характер договора (срочный, бессрочный, временный и т.д.).
  3. должность;
  4. фамилия-имя-отчество сотрудника;
  5. дата заключения трудового договора, его номер;

Кроме того, при желании, в бланк можно включить и дополнительные столбцы, например, обо всех вносимых в трудовой договор изменениях, дополнительных соглашениях к нему, дате прекращения договора, подписи работника и т.п. Как к составлению книги, так и к ее оформлению законодательство не предъявляет никаких особых требований.

Оформлять ее можно как на обыкновенном чистом листе А4 формата, так и на фирменном бланке предприятия. Вносить в документ необходимую информацию можно в рукописном или печатном виде.

Проштамповывать книгу при помощи штемпельных изделий строгой необходимости нет, поскольку на сегодняшний день юридические лица, как ранее и индивидуальные предприниматели, освобождены от обязанности использовать для визирования бумаг печати и штампы.

Каждый год рекомендуется составлять новую книгу регистрации трудовых договоров и вести ее в соответствии с текущими требованиями. Несмотря на то, что данный документ называется «книга», по сути дела, в большинстве случаев он представляет из себя лист бумаги или несколько листов, скрепленных между собой обычным степлером или суровой нитью и пронумерованных.

Сейчас получает распространение ведение книги в электронном формате. Такой подход имеет несколько очевидных преимуществ:

  1. более легкий контроль за ее сохранностью;
  2. конфиденциальность;
  3. простата оформления и заполнения документа;
  4. минимум расходов.

Книгу регистрации трудовых договоров необходимо держать в отделе кадров предприятия в отдельной папке.

При этом срок хранения документа законодательно никак не ограничен. Исходя из этого можно сделать вывод, что она должна находиться в архиве компании в течение периода, установленного внутренними нормативно-правовыми актами или на протяжении трех лет после внесения в неё последней записи.

Оформляем журнал регистрации трудовых договоров

Мамонтова Татьяна Автор PPT.RU 4 июня 2020 Журнал трудовых договоров — это документ, отражающий количество и движение договоров на предприятии. Применяется для упрощения учета, поиска и обработки кадрового документооборота. Документ под названием

«Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений»

не входит в число обязательной кадровой документации.

Это инструмент, позволяющий быстро найти необходимый контракт, уточнить информацию или внести изменения. Он необходим кадровикам крупного предприятия, на котором работает большое количество сотрудников.

Решение о ведении подобного учета принимается руководителем и оформляется локальным нормативным актом — приказом.

Важно определить цель ведения документа.

От нее зависит вид, в котором оформляется журнал учета трудовых договоров и дополнительных соглашений, — электронный или бумажный.

Если он нужен в информативных целях — отследить срок действия контракта, например, то достаточно электронного варианта. Если вы планируете использовать его для доказательства выдачи документации на руки работникам — в суде, для подтверждения своей аргументации во время спора или проверок — ведите учет в бумажной форме.

В этом случае его оформление должно отвечать стандартам делопроизводства: его надо прошить, пронумеровать страницы, заверить подписью руководителя. Готовая, отпечатанная типографским способом книга регистрации дополнительных соглашений к трудовому договору продается в магазинах канцтоваров. Но удобнее создать шаблон в таблице и распечатывать листы по мере необходимости.

Но удобнее создать шаблон в таблице и распечатывать листы по мере необходимости. На титульном листе указывают:

  1. даты заполнения — начало и окончание;
  2. данные лиц, ответственных за ведение.
  3. наименование организации;

Если предприятие небольшое и отдела кадров нет, вести учет поручают секретарю, бухгалтерии — тому, кто по служебным обязанностям чаще сталкивается с кадровым делопроизводством.

Руководитель учреждения, издавая приказ о введении подобного регистра, в нем же определяет того, кто регистрирует трудовые договоры, — ответственного за их оформление. Иногда этим занимается юридический отдел, но обычно регистрацию ведет работник кадровой службы.

Утвержденного порядка заполнения учетных данных нет.

Каждая организация сама разрабатывает правила ведения книги учета в соответствии с потребностями и утверждает их локальным актом.
Есть традиционно заполняемые графы и столбцы:

  1. дата его заключения;
  2. номер п/п;
  3. подразделение или отдел, где работает;
  4. фамилия работника;
  5. характер соглашения — срочный или бессрочный.
  6. номер контракта;

Добавление столбцов зависит от того, какие цели вы преследуете ведением подобного документа.

Например, решается проблема, как регистрировать допсоглашения к трудовым договорам, — информация об их заключении вносится в отдельный столбик.
Дополнительные графы и столбцы:

  1. другие.
  2. наличие или отсутствие допсоглашений;
  3. основная должность или совместитель;
  4. изменения в соглашении;
  5. подпись о вручении контракта;

Несмотря на то, что количество и содержание граф книги учета утверждается в самой организации, заполнять ее надо аккуратно и корректно. Не допускаются исправления, неточности.

В инструкции по кадровому делопроизводству указывается, обязательно ли вести журнал регистрации трудовых договоров или учет осуществляется по-другому. В ТК нет требования об обязательной нумерации контрактов с работниками и допсоглашений к ним. Но поскольку аббревиатура б/н неудобна для быстрого поиска, предприятия разрабатывают свою систему присвоения номеров.
Но поскольку аббревиатура б/н неудобна для быстрого поиска, предприятия разрабатывают свою систему присвоения номеров.

Нумерация может как вестись в хронологическом порядке, так и обнуляться в начале года. Допсоглашение — неотъемлемая часть базового контракта о работе. Поскольку нормативных указаний, как регистрировать дополнительные соглашения к трудовому договору, нет, целесообразно в качестве уникального номера указывать ссылку на основной контракт и вписывать ее в журнал.

утвержден новый перечень документов со сроком хранения.

Он не изменился — книги, журналы учета ТД хранятся 50 или 75 лет.

Отдельно рассмотрим, насколько законно взимание платы за регистрацию трудовых договоров и кто ее осуществляет. В соответствии со регистрации подлежат соглашения о труде между работодателем и работниками-физлицами в органе местного самоуправления. Требование оплаты регистрации незаконно, так как местные власти не вправе вводить налоги и сборы, не предусмотренные налоговым законодательством.

Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter».

Мы узнаем о неточности и исправим её.

ЮРИСТУ: СТАТЬИ ЮРИСТУ: СТАТЬИ Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях.

Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного! Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя! Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2020 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования .

Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт.

Ошибка на сайте Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию? Выход Вы уверены, что хотите выйти?

Журнал регистрации трудовых договоров – бюрократия или необходимость?

Автор PPT.RU 3 декабря 2015 Ведение кадрового учета связано с оформлением большого количества документов, поэтому сотрудники, ответственные за его ведение, стремятся ограничиться необходимым минимумом заполняемых форм и журналов.

Чем можно пренебречь, а чем не стоит, и каковы могут быть последствия — делается попытка разобраться в статье. Кадровый документооборот – необходимость для любого предприятия, обусловленная законодательно.

Учет издаваемых и поступающих документов помогает не только упорядочить процесс, отследить их количество, но и доказать в случае проверок и судебных разбирательств и сам факт составления необходимой документации, и своевременность ее оформления.

Записи в журналах, составленные в хронологическом порядке, могут стать дополнительным аргументом для работодателя, доказывающим выполнение им всех положенных процедур при оформлении трудовых отношений. По сути, все кадровые документы должны быть зарегистрированы: приказы, договоры, дополнительные соглашения к ним, трудовые книжки, уведомления сотрудников, личные дела, справки о работе.

Пожалуй, лишь заявления не подлежат учету, хотя в спорных ситуациях сотрудник может потребовать зарегистрировать и их. Для ведения учета можно использовать старые добрые журналы или электронный учет документов. Если выбран способ электронной регистрации, позаботьтесь о невозможности корректировки присваиваемых номеров, это защитит от ошибок и поможет доказать последовательность записей.

Возможен вариант ведения электронного учета с помощью вспомогательных программ для ведения кадрового учета – БухСофт, 1С и тому подобных. В таких программах номера документам присваиваются автоматически и защищены от изменений. Вместе с тем, бумажные журналы остаются наиболее распространенным способом учета.

Как правило, записи на бумажных носителях внушают больше доверия, они наиболее защищены от изменений «задним числом».

Каждый журнал нужно пронумеровать, прошить и опечатать, это не позволит заменить или удалить страницу. Чтобы учет кадрового документооборота был полным и систематизированным, в организации должна быть составлена номенклатура дел. Номенклатура – это полный сводный перечень всех папок и дел для хранения документов с указанием присвоенного номера, заголовков папок и сроков хранения.

Номенклатура утверждается приказом генерального директора, изменения в нее вносятся по мере необходимости. В журналах регистрации добавляется специальная графа, в ней указывается номер дела, в которое подшивается документ.

Это облегчает поиск необходимых бумаг и помогает отслеживать их перемещения. Все приказы – о приеме на работу об увольнении, о переводе, об отпуске, — должны быть зарегистрированы.

Вести учет издаваемых приказов можно раздельно, по их виду, или вести сводный журнал, если их небольшое количество позволяет легко отыскать запись о требуемом документе. В журнале учета кадровых приказов должны быть следующие графы: номер по порядку, дата регистрации, вид приказа, фамилия сотрудника, в отношении которого издан документ, количество экземпляров и движение документа.

Под движением приказа понимается место его хранения согласно номенклатуре, уничтожение в связи с истечением срока хранения либо передача одного экземпляра в другой отдел, например, в бухгалтерию. Главный документ в трудовых отношениях – трудовой договор – обязательно нужно зарегистрировать. Журнал регистрации трудовых договоров является одним из самых важных в системе учета документов.

Согласно , трудовой договор должен быть заключен не позднее трех дней с момента фактического начала работы. В случае судебных разбирательств или проверок трудовой инспекции именно журнал регистрации трудовых договоров может стать доказательством соблюдения закона.

Графы этого журнала должны содержать обязательную информацию – дату заключения договора, его номер, срок договора, если он оговорен, фамилию сотрудника. Поскольку строгая форма законодательством не установлена, то в повседневной кадровой работе можно использовать (можно скачать в формате RTF). Также нелишним будет добавить графу

«подпись работника в получении экземпляра договора на руки»

.

Можно также оставить место для записи информации о дополнительных соглашениях. Дополнительные соглашения регистрируются аналогично трудовым договорам.

Для них можно завести отдельный журнал или вписывать их в журнал учета трудовых договоров.

Являясь неотъемлемой частью трудового договора, дополнительные соглашения требуют столь же внимательного отношения и строгого учета.

Особенно важно продумать, чем будет подтвержден факт вручения экземпляра соглашения на руки работнику.

Решить проблему может специальная графа в журнале, в которой будет проставляться подпись о получении документа работником. Журнал учета движения трудовых книжек – обязательный документ в кадровом делопроизводстве.

Именно он позволяет отследить поступление и выдачу трудовых книжек работникам.

Этот журнал является самым важным документом в спорах о задержках выдачи трудовой книжки и невозможностью в связи с этим трудоустроиться.

Кроме этого, в случае утери трудовой книжки на предприятии восстанавливать ее обязан работодатель, поэтому вести такой журнал следует предельно аккуратно.

Форма журнала учета трудовых книжек строго регламентирована, она содержит информацию о дате приема книжки и вкладыша, номера, фамилии и должности владельца, данные об оплате бланка в случае заведения нового бланка трудовой книжки и информацию о выдаче на руки в случае увольнения. Приказом по организации следует назначить ответственного за ведение учета трудовых книжек.
Приказом по организации следует назначить ответственного за ведение учета трудовых книжек.

Журнал нужно пронумеровать, прошить и опечатать. Вести учет выданных уведомлений и справок о работе можно в системе общего делопроизводства компании или в отделе кадров.

Этот вопрос не регламентирован, и предприятие может организовать учет этих документов по своему усмотрению. Однако если речь идет об уведомлениях, предшествующих сокращению штатов, увольнению по инициативе работодателя, лучше не пренебрегать письменным учетом, так как подобные процедуры зачастую оспариваются в суде. Соблюдение требований законодательства подтвердит своевременная выдача уведомлений на руки работникам.

Как бы ни хотелось уйти от ведения, казалось бы, устаревших форм регистрации кадровых документов, отказываться от них не стоит. Проверенные временем способы учета кадрового документооборота защитят вас от ошибок и возможных неприятностей.

Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить!

Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter».

Мы узнаем о неточности и исправим её. : НОВОСТИ : СТАТЬИ Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях.

Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного!

Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя! Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2020 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования .

Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт. Ошибка на сайте Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию?

Выход Вы уверены, что хотите выйти?

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Для записи учетных данных (регистрации) и придании юридической силы трудовым договорам и дополнительным соглашениям используется журнал регистрации. В нем фиксируется данные о документе – факт создания, получения или отправки.

Обязательно ли его вести? Мнение законодательства Ведение такого журнала не является обязательным. Законодательством предусмотрен учет в форме журнала только для трудовых книжек. Дополнительные соглашения (доп) можно регистрировать произвольно.

Прошивать и пломбировать книгу, если учет ведется в такой форме, нужно перед сдачей в архив. По требованиям ФАС срок хранения такого рода документов – 75 лет. Однако по общим правилам ведения документооборота, регистрации подлежат все документы, которые требуют предоставления ответа или носят справочный характер.

Помимо этого, существует Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, в котором упоминается журнал учёта трудовых договоров. Кроме этого, служба ГИТ, наносящая визит ко всем работодателям, всегда интересуется наличием этого документа.

Так что кадровик, во избежание неприятностей, должен вести журнал регистрации трудовых договоров и допсоглашений.

Опыт кадровиков Журнал – удобная форма, заменяющая в архиве массу трудовых договоров вперемешку с доп соглашениями и другими документами того же периода.

В случае подачи иска в суд от нанятого сотрудника, отсутствие книги регистрации договоров заранее делает позицию работодателя уязвимой с возможностью принятия решения не в его пользу. Также журнал необходим для выдачи справок для следующих работодателей о предыдущей занятости.

В примечаниях книги можно делать записи о виде и сути работ, выполняемых нанятым работником. Опытные кадровики предпочитают вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений, прошив и опломбировав его печатью предприятия и подписью руководителя перед внесением первой записи. В случае проверки предприятия соответствующими органами у начальника ОК, инспектора по кадрам или менеджера по персоналу будет юридическое подтверждение наличия или отсутствия договоров, контрактов, дополнительных соглашений с работниками.

Обилие документов в отделе кадров – ни для кого не секрет.

Иногда HR-менеджер ведёт параллельно около десятка всяких книг и журналов. Но трудовые договора – основа сотрудничества работодателя и персонала – желательно регистрировать, чтоб не путаться в нумерации.

Для предприятия важно запомниться клиентам.

Читайте, для чего ещё нужна регистрация торговой марки.

Завоевать клиентов можно с помощью оригинального коммерческого предложения.

Смотрите, как его составить. Как заполнять журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений? Трудовой договор – соглашение между работодателем и сотрудником, в котором одна сторона предоставляет работу (осуществляет наем) в соответствии с законодательством, а другая сторона обязуется эту работу выполнять качественно и в срок, получая за нее заработную плату.

Документ обеспечивает условия труда по нормам ТК РФ.

Трудовой договор оформляется в двух экземплярах (с печатью и подписью руководителя, паспортными данными и подписью работника) с выдачей одного нанятому работнику под расписку. Второй подшивается в личное дело. Это требование является обязательным независимо от вида работы – основная или по совместительству.

Если на предприятии ведется журнал регистрации трудовых договоров, то подпись сотрудника ставится в соответствующей графе. Как вести такой журнал? Книга регистрации может вестись в бумажном или электронном виде. При несоответствии записей на бумажных и электронных носителях, предпочтение отдается бумажным.

В бумажном виде Как оформить журнал регистрации? Страницы должны быть пронумерованы, книга прошита и заверена печатью и подписью руководителя.

Хотя форма может быть произвольной, но есть минимально необходимый перечень граф, позволяющий внести нужные данные и оперативно найти документ.

Пример заполнения журнала регистрации трудовых договоров Если в организации есть сотрудники, работающие по контракту, то необходимо предусмотреть отдельную колонку для их регистрации, или можно сделать соответствующую запись в примечаниях. Также на некоторых более крупных предприятиях вводят колонки для записи должности и структурного подразделения.

На отдельной странице делается запись о назначении ответственного лица – ФИО, дата и номер приказа, должность. Последняя страница несет информацию о дате закрытия журнала, № приказа, дате сдачи на хранение в архив. В случае если ответственный за ведение книги сотрудник обнаружил неправильность заполнения или другие ошибки, то данный журнал заканчивается досрочно.

Об этом делается соответствующая запись, издается приказ и книга сдается в архив. Учет в электронной форме Основным преимуществом ведения журнала в электронной форме является возможность быстрого поиска и ввода информации. Удобно вести учет не в Word, а в MS Excel (учет в табличном виде).

Возможности электронного документооборота:

  1. соблюдение конфиденциальности;
  2. контроль оформления и хранения документов;
  3. сохранение первичных документов (анкеты, автобиографии, заявления и другие) в электронном виде;
  4. оптимизация работы с кадрами;
  5. формирование по требованию копий приказов и различных видов выписок.
  6. уменьшение трудоемкости затрат;
  7. быстрота и доступность поиска документа;

Личная карточка сотрудника (форма т-2) ведется в электронной форме.

Информация, поступающая на нее, постоянно обновляется.

Но в некоторых случаях, где нужны личные подписи работника и сотрудника кадровой службы, ведение карточки дублируется на бумажном носителе.

В программе должна быть предусмотрена невозможность подвижки номеров. Хотя второй экземпляр трудового договора и выдается сотруднику на руки, но с учетом уволившихся, необходимо предупредить возможную подтасовку и другие виды махинаций со стороны работодателя путем давления на работников отдела кадров.

В конце года журнал распечатывается с нумерацией, прошивается, опечатывается и сдается на хранение.

Смотрите видео о том, что делать если пришла трудовая инспекция Ведение журнала Сотрудник, ответственный за ведение журнала, может сам выбрать удобную форму ведения в зависимости от информации, которая будет учтена в данном журнале. При увольнении такого сотрудника в книге делается запись о новом ответственном лице. Также в журнале имеется название организации, начало и конец периода учета.

По книге регистрации определяется количество заключенных трудовых договоров. Имеется возможность проконтролировать исполнение каждого. Эти данные упрощают составление статистической отчетности на предприятии.

Внесение изменений к договорам Причины изменения договора могут быть различными:

  1. отстранение от работы;
  2. изменение условий труда.
  3. перевод на другую работу;
  4. смена собственника;

При существенных изменениях в договорах составляется дополнительное соглашение, которое вносится в журнал регистрации в соответствующую графу.

Для удобства доп соглашению присваивают номер, состоящий из номера договора / порядкового номера соглашения с конкретным сотрудником. В случае ведения общего журнала для договоров и соглашений нумерация дополнительных соглашений ведется с 1 номера по каждому трудовому договору с отдельным сотрудником.

В таком случае удобно завести для каждого сотрудника отдельную страницу, где будет указан трудовой договор и дополнительные соглашения по порядку заключения (№ 1, 2, 3 и т.д.). Если работник не согласен с изменениями условий труда, то работодатель должен сделать предложение (в письменном виде) другой работы по квалификации, а при ее отсутствии предложить нижеоплачиваемую работу или нижестоящую должность.

При письменном согласии сотрудника составляется дополнительное соглашение к трудовому договору с новыми условиями труда. Все требования по оформлению и учету дополнительных соглашений такие же, как и для трудовых договоров. Для удобства ведения учета и быстрого поиска нужного дополнительного соглашения на крупных предприятиях с большим списочным составом сотрудников ведут отдельную книгу – журнал регистрации дополнительных соглашений.

Пример заполнения журнала дополнительных соглашений: № п / п Дата Номер ФИО Вид работ № и дата Срок действия Содержание Прим 10 10.02.14 48 Емец К.Л.

слесарь 32 от 28.04.12 10.02.14 – 10.02.15 Изменение оклада Ведение отдельной книги для дополнительных соглашений не обязательно. Можно эту информацию заносить в основной журнал, предусмотрев для этого отдельную графу. Однако, если таких изменений к договору будет несколько, то вносить их туда будет проблематично.

В этом смысле электронная версия выигрывает. Уточнить реквизиты предприятия онлайн возможно! Читайте, как узнать ОКПО организации.

Порядок ведения кассовых операций в 2020 году для ИП упрощён. Что изменилось? Смотрите здесь.

Расчёт больничного листа в 2020 году изменён.

Узнайте, что нового, в этой статье.

Регистрация и нумерация контрактов Порядок регистрации и нумерации контрактов аналогичен порядку для трудовых договоров. Предприятие вправе вести одну книгу регистрации контрактов и трудовых договоров, но можно заводить и два журнала с отдельной нумерацией.

Очень удобна не сквозная нумерация, а по датам с указанием порядкового номера за это день. Например, 15/01-2, тогда понятно, что договор составлен 15.01. Этот подход оправдан для кадровых служб больших предприятий, когда появление нового договора вводит в ступор кадровика – он составлен давно, а попал в руки только сейчас, и номер ему не присвоен.

Тогда документ просто нумеруется датой заключения – и проблема решена. Скачать примерный шаблон для ведения журнала регистрации трудовых договоров можно здесь: Журнал регистрации трудовых договоров Где купить книгу учета трудовых договоров?

Журнал можно купить в магазине по продаже готовых бланков, через Интернет или скачать удобную форму для вашего предприятия на выбранном сайте. Предприятие может вести книгу в произвольной форме, исходя из специфики его вида деятельности и ведения учета в бумажном виде или электронной форме. Стоит этот журнал не дорого – около 300 рублей.

Но эта незначительная сумма поможет организации упорядочить кадровый документооборот и повысить эффективность труда кадровика. Вести или не вести журнал учёта трудовых договоров, а если вести, то как?

Вопрос актуальный для многих менеджеров по персоналу. И ответ на него, скорее всего, утвердительный: да, лучше завести такой журнал и вносить туда все необходимые записи. Это упростит для вас вопрос регистрации и нумерации договоров и поможет быстро отыскать необходимую информацию и сам договор в архиве.

Необходим ли в организации журнал регистрации трудовых договоров?

Каким законом или статьей это регулируется?

ПодписатьсяНе сейчас

  1. Вопрос №13495943

г. Волгоград • Вопросов: 2621.11.2017, 11:14вопрос №13495943 прочитан 22 разa Оцените вопрос Юрист отзывов: 18 338•ответов: 33 881•г.

Ульяновск 21.11.2017, 11:15 вас никто не обязывает вести этот журнал но трудовые договора должны идти по порядку вряд ли вы их по памяти всех Запомните поэтому требуется завести такой журнал для учета Спасибо за ваше обращение на наш сайт Удачи вам.Вам помог ответ: ДаНет

Юрист отзывов: 438•ответов: 867•г.

Байкальск 21.11.2017, 11:16 Журнал учета трудовых договоров. Необязательный документ. Но в некоторых случаях ведение такого журнала может быть в интересах работодателя.

Например, если работодатель заключает с работниками срочные трудовые договоры, то наличие подобного журнала может упростить задачу по отслеживанию сроков действия таких договоров и, соответственно, исключить риск, связанный с трансформацией срочного трудового договора в договор, заключенный на неопределенный срок.Как правило, в таком журнале отражаются дата и номер заключенного трудового договора, фамилия, имя, отчество работника, структурное подразделение, в котором он работает, если оно указано в трудовом договоре, занимаемая должность, вид и характер работы, а также срок действия трудового договора с указанием даты его прекращения (для срочных трудовых договоров).Вам помог ответ: ДаНет

Юрист отзывов: 966•ответов: 1 424•г. Санкт-Петербург 21.11.2017, 11:20 Михаил, доброе время суток!Трудовые договоры оформляются, регистрируются и хранятся кадровой службой организации.

Там, где штатная численность невелика (на практике – не более 100 человек), кадровая работа, как правило, возлагается на главного бухгалтера или секретаря руководителя. Возложение обязанностей по ведению кадровой работы обязательно оформляется приказом руководителя.

Соответственно трудовые договоры ведут и хранят либо кадровики организации, либо уполномоченные на ведение кадровой работы должностные лица.Так что, перед выдачей одного экземпляра (подлинника) трудового договора на руки работнику документ необходимо зарегистрировать в Журнале регистрации трудовых договоров с работниками предприятия. Номер проставляется на всех экземплярах договора, непосредственно после наименования документа «Трудовой договор № 00», либо под наименованием документа.Трудовой кодекс – это федеральный закон, который не должен и не может детально прописывать очевидные факты.Удачи Вам и всего хорошего!Вам помог ответ: ДаНет

Юрист отзывов: 29•ответов: 37•г.

Новый Уренгой 21.11.2017, 12:15 Обязательств перед работодателя по ведению журнала учёта трудовых договоров нет и не регламентировано законодательном. Данный журнал позволяет лишь облегчить систему учёта и контроля в организации, контролирующие органы данный журнал в обязательном порядке не требуют, т.

К. Это желание работодателя вести его или нет, но все-таки если завели его проверяющий лучше не показывать т.к. Они могут например вычислить заключен ли в установлены срок с вновь принятым сотрудником трудовой договор.

Вести можно, но только для себя для облегчения учёта, по мне так легче вести в ехселе там и поиск можно легче производить или другие системы, например 1 с.Вам помог ответ: ДаНет

г. Кызыл • Вопросов: 130.01.2015, 14:03Такая ситуация.

Бывший директор нашего подведомственного учреждения, при увольнении забрала трудовые книжки сотрудников (при вскрытии кабинета и сейфа в наличии не оказались трудовые книжки, журналы регистрации по л/с и приказы, а также личные дела сотрудников) но невозможно это доказать. Как восстанавливать трудовые, если нет документов.вопрос №5975044 прочитан 17 раз Юрист отзывов: 459•ответов: 946•г.

Нижний Новгород 30.01.2015, 14:17 Подайте заявление в полицию на бывшего директора — может что-то из доказательств всплывет. Если утрата произошла по вине работодателя, то необходимые документы должен собрать представитель организации.

Запросите данные и все сохранившиеся документы, подтверждающие стаж, у работников, сделайте соответствующие запросы в организации, где работали ваши сотрудники, архивы, если организации ликвидированы, наконец в ПФ РФ.Вам помог ответ: ДаНетг. Королёв • Вопросов: 129.01.2014, 16:11Как доказать подлог в представленных рентгеновских снимках, и записи в травм, если псевдо пострадавшая врач этой больницы.вопрос №3279817 прочитан 36 раз Юрист отзывов: 37 585•ответов: 152 733•г. Москва 29.01.2014, 16:38 Геннадий!

Вам нужно повторно обследоваться.

Удачи.Вам помог ответ: ДаНетг. Санкт-Петербург • Вопросов: 104.02.2020, 16:41Обязан ли учитель вести журнал регистрации инструктажей по технике безопасности на уроке и требовать учащихся расписаться?вопрос №16894972 прочитан 10 раз Юрист отзывов: 124•ответов: 61•г.

Санкт-Петербург 04.02.2020, 16:57 Николай.Нормативно-правовыми документами регламентирующими проведение директором и педагогами журнала инструктажей по технике безопасности являются:-федеральный закон «Об образовании в РФ» №273-ФЗ от 29.12.2012 г.-ГОСТ 12.0.004-2015 Система стандартов безопасности труда (ССБТ)Преподаватель физкультуры обязан проинформировать учащихся о соблюдении ТБ по физической культуре до начала занятий, во время и после их окончания:-проверить наличие мед. справки о допуске.-проверить, отвечает ли спортивная форма правилам ТБ.-разъяснить нормы поведения в раздевалке, спортивном зале.-разъяснить необходимость слушать учителя, выполнять его инструкции.-научить аккуратному обращению со спортивным инвентарём и др.Прописи ставит ученик и преподаватель.В соответствии со ст.

293 УК РФ «Халатность», должностные лица привлекаются к ответственности за ненадлежащее исполнение своих обязанностей, повлекшее нарушение чужих прав, ущерба, вреда здоровью или смерти. В качестве наказания в зависимости от состава преступления может применяться:-штраф до 500 000 рублей-обязательные или исправительные работы.-арест.-ограничение права занимать определённые должности.-условный срок-лишение свободы до 7 лет.Прошу оставить отзыв на данный ответ.Вам помог ответ: ДаНетг.

Кострома • Вопросов: 126.02.2015, 18:42Как часто сотруднику необходимо подписывать журнал регистрации вводного инструктажа и журнал регистрации инструктажа на рабочем месте?вопрос №6186310 прочитан 35 раз Юрист отзывов: 123 372•ответов: 328 992•г. Новосибирск 26.02.2015, 18:50 достаточно один раз подписать.Вам помог ответ: ДаНетг.

Саранск • Вопросов: 5916.11.2017, 18:31Павел Романович, подскажите пожалуйста: если резолюции руководителя должны отмечаться в журнале регистрации, то в каком правовом акте об этом указано (на что можно сослаться при истребовании в суд журнала регистрации)?вопрос №13473232 прочитан 9 раз Адвокат отзывов: 52 925•ответов: 124 944•г. Унеча 16.11.2017, 18:36 Такого правового АКТА — не существует.

ЭТО может быть указано ТОЛЬКО в инструкции по делопроизводству Удачи ВАМ! Всегда рады помочь.Вам помог ответ: ДаНетг.

Санкт-Петербург • Вопросов: 126.11.2015, 10:54Журнал регистрации противопожарного инструктажа на рабочем месте как часто заполнять?вопрос №8858502 прочитан 12 раз Адвокат отзывов: 78 245•ответов: 201 674•г. Ростов-на-Дону 26.11.2015, 11:00 Периодичность заполнения журнала должна быть установлена приказом работодателя в зависимости от требований локальных актов организации.Вам помог ответ: ДаНетг.

Санкт-Петербург • Вопросов: 126.03.2020, 12:22Мы являемся бюджетной организацией (Муниципальное бюджетное учреждение «Спортивная школа олимпийского резерва»), в организации ведется Книга учета регистрации договоров (контрактов) в бумажном варианте, можно ли перейти на электронный вариант, подшивая в конце года зарегистрированные договоры к Книге учета? Какими нормативными документами регулируется порядок ведения учета зарегистрированных договоров в бюджетной организации?вопрос №17143405 прочитан 7 раз Юрист отзывов: 32 988•ответов: 52 741•г. Красногорск 26.03.2020, 12:24 Ну это Вы уже сами должны определять локальным НА.

А как вы себе представляете вести реестр без бумажных носителей?

А если база «слетит»? Вы как потом будете доказывать, что у Вас были какие-то договоры?С уважением.Вам помог ответ: ДаНетг.

Санкт-Петербург • Вопросов: 126.03.2020, 12:26Электронно вести его в течение года, а в конце года распечатывать и подшивать (уточняю то, что имела ввиду)вопрос №17143535Если Вам трудно сформулировать вопрос — позвоните, юрист Вам поможет:Бесплатно с мобильных и городскихБесплатный многоканальный телефонЕсли Вам трудно сформулировать вопрос — позвоните по бесплатному многоканальному телефону , юрист Вам поможетЮристов онлайн Вопросов за суткиВопросов безответовПодписаться на уведомленияМобильноеприложениеМы в соц. сетях

© 2000-2020 Юридическая социальная сеть 9111.ru *Ответ на вопрос за 5 минут гарантируется авторам VIP-вопросов. МоскваКомсомольский пр., д. 7Санкт-Петербургнаб.

р. Фонтанки, д. 59Екатеринбург:Нижний Новгород:Ростов-на-Дону:Казань:Челябинск:

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений: образец и разбор граф

> >

Движение любого документа на предприятии должно подлежать регистрации.

Регистрация представляет собой внесение учетных данных определенной формы в специально предназначенную книгу, которая называется журналом регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений. Учитываются создание, отправка и принятие документа.Состав и расположение реквизитов в журнале не нормированы официальной документацией – эти данные вносятся работодателем самостоятельно. Внутренние документы здесь также можно классифицировать по группам, чтобы в дальнейшем запись было удобнее найти.Учету в обязательном порядке подлежат лишь трудовые книжки, дополнительные соглашения регистрируются на усмотрение работодателя (отдельно мы рассказывали о журнале , а также их ).

Однако есть несколько причин относиться к журналу регистрации трудовых договоров внимательно:

  • Журнал учета трудовых договоров включен в Перечень типовых управленческих документов.
  • Небрежное отношение к регистрации договоров со стороны кадрового специалиста грозит возникновением неприятностей и разногласий с контролирующими органами.
  • Служба ГИТ (труда и занятости), производя проверку, обязательно интересуется наличием этого журнала.
  • Существуют общие правила ведения документооборота, которые гласят, что регистрации должен подлежать любой документ.

Кадровому специалисту нужно понимать, что ведение такой книги учета – вовсе не каприз руководителя и не пустая трата времени. Может быть множество ситуаций, в которых журнал регистрации трудовых договоров будет полезен.

рассматривается в статье.Каковы преимущества франчайзинга? График отпусков: каковы сроки составления? Например, если конфликт работодателя с уволенным работником выльется в обращение последнего с иском в суд, наличие журнала регистрации заранее настроит судью в пользу компании.Другая ситуация – если к кадровому работнику обращается бывший сотрудник фирмы с просьбой выдать справку о предыдущем месте работы.

Если книга учета на предприятии присутствует, сделать это не составит труда.В любом случае хранить один журнал куда проще, чем огромную стопку документов, которые к тому же часто перемешаны, что делает поиск необходимой бумаги долгой и весьма изнурительной процедурой.Граф всего может быть одиннадцать или двенадцать:

  • Дата расторжения
  • Дата расторжения трудового договора прописью.
  • Дата заключения трудового договора прописью
  • Примечания.
  • Должность
  • Сведения о дополнительных соглашениях.
  • Структурное подразделение, где трудится сотрудник.
  • Указывается, основной работой является для сотрудника работа на предприятии или он трудится здесь по совместительству.
  • ФИО регистрируемого сотрудника.
  • Порядковый номер записи.
  • Дата заключения трудового договора

Часто с целью экономии места графы могут быть объединены. Чаще всего объединяют графы 2 и 3, а также 7 и 8.Практически у всех кадровых специалистов при ведении журнала учета возникают проблемы с нумерацией дополнительных соглашений.

Графа 1 предполагает внесение порядкового номера записи, а куда вносить порядковый номер договора непонятно. Отметки об этом можно ставить в графе 10, предусмотренной специально для сведений о дополнительных соглашениях, однако, «бегать» глазами через весь лист очень неудобно.Эта проблема решается простым добавлением графы, которая может быть разделена на два столбца, в одном из которых регистрируются дополнительные соглашения, в другом – договора. Стоит напомнить, что книга учета не относится к документации со строгой формой, поэтому нарушением такая разлиновка не станет.

Журнал регистрации трудовых договоров должен вестись на предприятии в двух видах: электронном и бумажном.Документ бумажного вида должен быть прошит, пронумерован и обязательно заверен руководителем организации.

При регистрации трудового договора в графы вносятся все сведения, после чего журнал дается на подпись сотруднику. Для регистрации сотрудников, работающих по контракту, лучше завести отдельную графу.

Важно уделить внимание заполнению последней страницы: здесь указывается дата закрытия журнала, дата сдачи его в архив.

Он может быть закрыт и досрочно — в том случае, если кадровый работник обнаружил ошибки в заполнении, сразу происходит списание его в архив с указанием причины.Электронный формат дублирует бумажную форму.

Он куда удобнее для поиска необходимой записи и ввода типовой информации. Электронный журнал представляет собой чаще всего лист Excel или Word (что менее распространенно).Но у такого формата есть и минус – личную подпись здесь не поставишь, поэтому приходится вести журнал учета трудовых договоров сразу в двух видах.Наиболее частая ошибка, которую допускают кадровые специалисты при заполнении – это проставление в графе 1 (порядковый номер записи) номера договора.

Кроме того, типичной ошибкой является дублирование даты заключения и расторжения договора цифрами в графах 7 и 8. регистрации и учета считаются обязательным документом в любой организации.

В отдельных статьях мы рассмотрим, как правильно оформлять и вести такие журналы: , , , , и . А для тех, кому интересно узнать о том, как заполняется книга , и , мы также разместили интересную информацию на нашем сайте.

Внести изменения в журнал учета трудовых контрактов невозможно независимо от того, электронного формата он или бумажного.

В программе должна быть предусмотрена невозможность изменения номеров, чтобы предупредить махинации со стороны кадрового работника.В бумажный документ также изменения вносить нельзя. Если допущена ошибка, необходимо досрочно закрыть журнал, доложить начальству и открыть новый.

В таком случае нарушения не будет.Ведение журнала регистрации трудовых договоров вовсе не обязательно, но достаточно удобно так, как позволяет быстро найти любую информацию и избавляет от необходимости хранить кипы документов. Наличие такого документа в компании – признак порядка и организации.

Обсуждения Получите бесплатную консультацию прямо сейчас: Москва Получите бесплатную консультацию прямо сейчас: Москва © Copyright 2020

Журналы регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Актуально на 19 августа 2016 Время для прочтения: 4 минуты Прочитано: Сохранить статью Содержание Кадровая служба обязана вести журнал регистрации трудовых договор и дополнительных соглашений к трудовым договором. Обязательно ли вести два журнала или информацию можно обобщить в одном? Являются ли эти документы обязательными?

Существует ли универсальный образец?

На эти и другие вопросы вы найдете ответы в нашей статье. Журнал учета трудовых договоров не является обязательным документом.

Трудовое законодательство не обязывает работодателей его вести. Однако в некоторых случаях ведение такого журнала может быть полезно самому работодателю.

Организация заключает с работниками срочные трудовые договоры.

Если отдел кадров ведет журнал учета трудовых договор, то это упрощает задачу по контролю за сроками действия таких договоров.

А это, в свою очередь, минимизирует риски, связанные с трансформацией срочного трудового договора в договор, заключенный на неопределенный срок.

Форма журнала учета трудовых договоров – произвольная. Каждый работодатель сам решает какие поля, граф и реквизиты в него включать.

По нашему мнению, целесообразно отражать в журнала, в частности:

  1. место для росписи работника о получении своего экземпляра трудового договора.
  2. структурное подразделение;
  3. занимаемую должность;
  4. дату и номер заключенного трудового договора;
  5. срок действия трудового договора с указанием даты его прекращения (для срочных трудовых договоров);
  6. вид и характер работы;
  7. фамилия, имя и отчество работника;

Совсем не обязательно включат в журнал все вышеперечисленное. Включайте только то, что вам необходимо. К примеру, образец журнала может выглядеть так: Также можно привести пример заполненного журнала регистрации трудовых договоров.

На практике, журнал может выглядеть так: Имейте в виду, что никто не запрещает работодатель вести журнал учета трудовых договоров в электронном виде (даже в формате Excel).

Однако в таком случае не получиться получать росписи работников о получении трудовых договоров. Совет: нумеруйте и прошивайте бумажные журналы учета договоров.

Это нормальная практика ведения подобной документации. При этом помните, что содержащиеся в журнале сведения – это персональные данные. Поэтому рекомендуем внимательно относиться к хранению журнала.

Срок хранения – 75 лет (ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Требований по ведению журнала учета дополнительных соглашений к трудовым договорам законодательством РФ также нет. То есть, это тоже необязательный кадровый документ. Однако ведение этого журнала также может быть полезно работодатель.

Ведь если вести такой журнал, то можно отслеживать, например, какие пункты трудовых договоров были изменены.

Для такой информации можно предусмотреть специальную графу, например: Журнал учета дополнительных соглашений также можно вести в электронном виде. Но можно ли объединить журнал учета трудовых договоров и журнал учета дополнительных соглашений в один единый журнал? Да, конечно можно Если вам так будет удобнее, то можно сделать единый журнал.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+