Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Как правильно писать сопроводительное письмо к документам образец

Как правильно писать сопроводительное письмо к документам образец

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам?

  • Документы

Сопроводительное письмо к документам является приложением к различным бумагам. Оно содержит наименование отправляемого договора или документа, а также действия получателя. Подобное письмо относится к деловой документации и нередко сопровождает договор.

Образец сопроводительного письма должен быть на любом предприятии. Многие компании предпочитают разрабатывать свои образцы, в других фирмах в качестве основы используют шаблоны из интернета.

В письме находит отражение перечень отправленной документации и краткое описание. Подобная бумага отправляется, когда в документах отсутствует адресная часть.

Важно подчеркнуть, что информационная нагрузка в письме отсутствует, его функция заключается в:

  1. Подтверждении какого-либо события;
  2. Обозначении перечня предоставленных бумаг;
  3. Определении дальнейших действий адресата;
  4. Установлении срока, отведенного на исполнение определенных действий.

Написание сопроводительного письма продиктовано деловым этикетом. Сопроводительные письма уместны при отправке договоров в государственные органы и многие другие.

Это облегчает задачу при необходимости подтверждения передачи пакета, а также обращения внимания на важные моменты. Вы можете передать просьбу, обозначить перечень необходимых действий и определить сроки ответных мероприятий. Сопровождение уместно при отправке:

  1. Коммерческих приложений;
  2. Кадровых документов;
  3. Документации в налоговую;
  4. Отчетов в контролирующие органы;
  5. Договора на подпись;
  6. Акта сверки;
  7. Исполнительной документации и др.

Такое сопровождение может прилагаться к бумагам, которые вы передаете лично, либо с курьером, а также обычной или электронной почтой.

Документ составляется секретарем, либо сотрудником, который отвечает за отправленные бумаги. Одна из главных функций письма – перечисление документов. В нем указываются не только наименования всех бумаг, но и количество листов, на которых они составлены, число копий, наличие приложений.

Сопроводительное письмо составляется в 2-х экземплярах, один из которых остается у отправителя, на нем указывается дата и время получения письма адресатом. Роль сопроводительного письма огромна:

  1. Получатель никогда не скажет, что документация не была получена;
  2. При получении конверта сотрудники компании внесут номер в свой журнал входящей корреспонденции.
  3. Текст всегда обратит пристальное внимание адресата на сам договор;

Все это во многом облегчает работу, особенно, когда речь идет о необходимости заключения договора.

Правила составления письма не обозначены в нормативно-правовых актах это значит, что единого образца оформления нет. Бумага оформляется произвольно, но при ее составлении необходимо учесть важные моменты:

  1. Укажите, для чего вы отправляете письмо, какие документы оно призвано сопроводить. При отправке договора поставки попросите получателя ознакомиться с ним, а затем прислать с печатью и подписью главы компании. Иногда стоит упомянуть, что при несогласии с какими-то пунктами, получатель документов может написать протокол разногласий;
  2. В левом углу необходимо проставить исходящий номер;
  3. В правом углу указывается адресат;
  4. Помните о деловой этике. В текст необходимо включить следующие словосочетания: «просим Вас», а также «с уважением» и т.п.
  5. Текст печатают на фирменном бланке компании;

Важные моменты могут быть выделены в тексте курсивом или жирным шрифтом.

«Приложения» являются основным разделом документа, в нем перечисляется вся документация. На сопроводительном письме должна стоять подпись руководителя, либо его заместителя или другого лица, которое имеет право подписи такой документации. Им может быть ответственный специалист, либо руководитель подразделения.
Им может быть ответственный специалист, либо руководитель подразделения. Финансовую документацию подписывает бухгалтер.

Исходящая корреспонденция оформляется на фирменном бланке компании, таковы общепринятые правила.

Бланк содержит реквизиты компании, полный почтовый адрес и прочую контактную информацию. Требования к оформлению документа отсутствуют, но при написании письма всегда придерживайтесь правил деловой переписки, избегайте двусмысленности. Несмотря на то, что документ не несет в себе смысловой нагрузки, он выполняет несколько важных функций:

  1. Подтверждает отправку;
  2. Включает инструкцию по обращению с договорами;
  3. Позволяет перечислить все приложения и документацию;
  4. Дает возможность определить срок исполнения, так как содержит регистрационные данные.

Содержание сопроводительного письма должно быть кратким, лаконичным и без двусмысленности.

Необходимо четко обозначить, что вы отправляете, для чего, каков список документов и что с ними делать. Текст можно разделить на 2 части:

  1. Сообщение об отправке документов;
  2. Просьба вовремя написать ответ (согласовать, ознакомиться и т.п.).

Послание содержит сведения о получателе и отправителе. Текст обычно начинается со слов: «Отправляем вам…», либо «Высылаем Вам».

Далее следует обобщенное наименование документов, к которым вы приложили сопровождение. В следующей фразе обозначена цель:

  1. Ознакомление;
  2. Заполнение.
  3. Подписание;

Название всех документов обозначается в другом разделе.

Вы можете проинструктировать получателя, какие действия необходимо предпринять и в какие сроки. Используются фразы, которые начинаются со слова «прошу»:

  1. Согласовать, написать комментарии или составить протокол разногласий и т.п.
  2. Подтвердить получение письма;
  3. Обеспечить конфиденциальность информации;
  4. Подписать в установленный срок;

Главная отметка касается наличия приложений.

Документы не просто перечисляются, необходимо указать количество страниц и приложений, а также число экземпляров. Сопроводительное письмо теряет смысл при отсутствии этой информации. Большое количество приложений оформляется на отдельном листе, который может называться «Опись приложений к письму №_____ от _________.» Наличие описи должно найти отражение в тексте письма.

Помните о том, что на сопровождение возлагается учетная функция всех отправленных адресату документов. Некоторые организации предпочитают указывать в письме срок исполнения. Они включают фразу:

«Прошу подписать документ и вернуть в десятидневный срок»

, либо «Срок подписания документа составляет 3 дня».

Такие фразы не всегда уместны, потому что по правилам деловой переписки получатель может ответить на письмо в течение 30 дней.

Только вышестоящая инстанция имеет право указать обязательный срок исполнения. В некоторых случаях срок ответа оговорен в соглашении.

Мы уже упоминали о том, что единого образца заполнения не существует. Ситуации бывают разными. В каждом конкретном случае руководитель захочет подчеркнуть то, что важно для него. Для упрощения работы с подобными письмами предлагаем вам примеры. 1 file(s) 25.00 KB 1 file(s) 24.50 KB 1 file(s) 25.00 KB 1 file(s) 25.00 KB 1 file(s) 27.50 KB Каждый из примеров содержит общие моменты, но на их основе вы сможете разработать свои собственные шаблоны, которые позволят сократить время на оформление сопроводительных писем.

1 file(s) 25.00 KB 1 file(s) 24.50 KB 1 file(s) 25.00 KB 1 file(s) 25.00 KB 1 file(s) 27.50 KB Каждый из примеров содержит общие моменты, но на их основе вы сможете разработать свои собственные шаблоны, которые позволят сократить время на оформление сопроводительных писем.

Сопроводительное письмо могут подписывать разные лица. Чаще всего сопровождение подписывает директор, либо его заместитель, особенно, когда речь идет об отправлении коммерческого предложения о сотрудничестве.

Если бухгалтер составил письмо для отправки контрагентам первичных документов, достаточно подписи главного бухгалтера. В письме необходимо указать, что получателем является главный бухгалтер контрагента.

В других случаях допустима подпись начальника подразделения или ведущего специалиста.

Сопроводительное приложение наделено и другими особенностями:

  1. Адресат присвоит письму входящий номер, который укажет на втором экземпляре.
  2. Все контактные данные указываются ниже основного текста, чтобы адресат мог связаться с вами при возникновении вопросов;
  3. Сопроводительное письмо должно быть зарегистрировано, ему присваивается исходящий номер;

Важно отметить, что подобное послание теряет актуальность после того, как получатель ознакомился с ним. Достаточно убедиться, что все документы прибыли по списку.

На письме необходимо проставить пометку о регистрации, затем оно передается руководителю. Он ставит резолюцию и назначает ответственное лицо, которое может разобраться в рассматриваемом вопросе. Срок хранения письма соответствует сроку хранения добавленных приложений.

Похожие

Рубрики

«А где написано, что мы должны составлять сопроводительное письмо к направляемым документам?» На этот вопрос придется честно ответить: «Нигде». Составление сопроводительного письма – это неписаное правило делопроизводства и обычай делового оборота, но не требование, содержащееся в обязательных для исполнения документах.

Однако если разобраться, то становится понятно: сопроводительное письмо нужно в первую очередь не получателю, а отправителю. Чем сопроводительное письмо может быть полезно для отправителя? Сопроводительное письмо: • имеет реквизит «Дата составления документа», а значит, в случае необходимости может служить доказательством того, что документы были отправлены вовремя; • содержит полный перечень направляемых документов (реквизит «Отметка о наличии приложения»), так что если какой-то важный документ затеряется, никто не сможет сказать, что он не был направлен; • подлежит регистрации у адресата, в отличие от направляемых с ним документов, а поскольку от даты регистрации отсчитывается срок исполнения, на эту дату может ориентироваться отправитель, если захочет получить ответ.

Сопроводительное письмо к документам, как и вся прочая поступающая корреспонденция, подлежит регистрации у секретаря организации-получателя. Но если вы по опыту знаете, что с этим могут возникнуть проблемы, лучше избежать неприятного разговора и просто отправить весь пакет документов по почте, заручившись уведомлением о вручении письма. Имея на руках уведомление, отправитель может уже не волноваться о том, было ли зарегистрировано письмо, и оставить это на совести получателя.

Правила оформления реквизитов можно найти в следующих документах: • Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; далее – Методические рекомендации Росархива); • ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; • Организационно-распорядительная документация.

Требования к оформлению документов.

Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (далее – Методические рекомендации по внедрению ГОСТ). ■ Бланк письма. Готовый бланк письма, оформленный в соответствии с ГОСТ 6.30-2003, уже содержит необходимые реквизиты.

К обязательным реквизитам бланка относятся: • ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП; • наименование организации; • справочные данные об организации. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) является факультативным реквизитом.

Сопроводительное письмо может быть подготовлено на бланке письма (см.

Пример 1), бланке структурного подразделения (см. Пример 2) или на бланке должностного лица (см. Пример 3). ■ Текст. Текст сопроводительного письма зачастую носит формальный характер и всего лишь сообщает о направлении документов. Важнейшая часть информации содержится в описании приложений. Однако тексты сопроводительного письма могут различаться по уровню сложности.
Однако тексты сопроводительного письма могут различаться по уровню сложности.

Элементарный. Самый простой текст письма-сопровождения может выглядеть так: или Как видим, в таком тексте содержится лишь сообщение о том, что в адрес получателя высланы некие документы. С обоснованием. Если направление пакета документов, прилагаемого к письму, предписывается нормативным правовым актом или соглашением между организациями, то текст сопроводительного письма начинается со слов «Во исполнение…» или другой формулировки, содержащей ссылку на норматив: или С указанием. Текст сопроводительного письма следующего уровня сложности содержит также указание на то, что получателю следует сделать с направленными ему документами: или Таким образом, текст сопроводительного письма можно условно разделить на две части: • сообщение о направлении документов (обязательная); • инструкция по обращению с направляемыми документами (факультативная).

■ Отметка о наличии приложения.

Особенность сопроводительного письма заключается в том, что его смысловым центром является вовсе не текст, а перечень прилагаемых документов. В связи с этим вспомним общее правило оформления этого реквизита: в сопроводительных письмах отметка о наличии приложения оформляется под текстом письма от границы левого поля (Приложение № 11 к п.

3.3.2 Методических рекомендаций Росархива) (см.

Примеры 1–3). Особое внимание уделим правильному оформлению этого реквизита в частных случаях.

Случай первый – простой. Если прилагаемый документ уже назван в тексте письма, в реквизите «Отметка о наличии приложения» достаточно указать только количество листов и экземпляров этого документа, например: Случай второй – сложный.

Если документов-приложений несколько, то каждый из них получает свой порядковый номер, за которым следует указание количества листов и экземпляров.

Документы перечисляются либо в произвольном порядке, либо от основного документа к второстепенным.

В тексте письма прилагаемые документы не называются, например: Случай третий – полиграфический. При направлении каталога, бренд-бука, методического пособия, изготовленного в типографии, то есть любого сброшюрованного документа, количество его листов не указывается: Случай четвертый – электронный.

Ни Методические рекомендации Росархива, ни ГОСТ 6.30-2003, ни Методические рекомендации по внедрению ГОСТ не содержат правил приложения к письму внешних информационных носителей. При этом практика направления организациями друг другу флеш-карт или компакт-дисков довольно широко распространена.

Приходится изобретать собственные правила оформления, руководствуясь элементарной логикой. Так, бессмысленно указывать количество листов и экземпляров электронного документа.

Достаточно будет его наименования, формата (чтобы получатель заранее знал, откроется ли файл на его компьютере) и, пожалуй, объема.

Не нужно забывать и об указании вида носителя, например: Случай пятый – сочетанный. Бывают сложные письма, которые одновременно являются и информационными, и сопроводительными. Если одно письмо направляется в несколько адресов, причем все адресаты получают информацию, а некоторые – еще и документы-приложения, то реквизит оформляется так: или Случай шестой – описательный.

Если приложений настолько много, что их перечисление займет не одну страницу, целесообразно составить их опись и оформить ее как единственное приложение к письму. Это делается для того, чтобы работник, ответственный за выполнение поручения по письму, получил вместе со всеми приложениями их опись, ведь сопроводительное письмо и приложения к нему практически всегда идут в организации разными маршрутами.

Опись будет называться «Опись приложений к письму от… №…». Текст и отметка о наличии приложения будут выглядеть в этом случае так: ■ Прочие реквизиты Остальные реквизиты сопроводительного письма оформляются в общем порядке, предписанном ГОСТ 6.30-2003 и Методическими рекомендациями Росархива.

К обязательным реквизитам относятся: • дата документа; • регистрационный номер документа; • адресат; • заголовок к тексту; • подпись; • отметка об исполнителе. Факультативными реквизитами в данном случае являются: • ссылка на регистрационный номер и дату документа, если письмо готовится в ответ на запрос; • визы согласования документа, которые обычно остаются на экземпляре документа у исполнителя.

Факультативными реквизитами в данном случае являются: • ссылка на регистрационный номер и дату документа, если письмо готовится в ответ на запрос; • визы согласования документа, которые обычно остаются на экземпляре документа у исполнителя. Сопроводительные письма перемещаются в организации точь-в-точь по тем же маршрутам, что и все остальные деловые письма самых разных видов. 1. Исполнитель (автор) после написания проекта сопроводительного письма при необходимости согласует его у компетентных должностных лиц.

2. Вместе с визами и пакетом приложений (это обязательно!) проект письма попадает на подпись к генеральному директору или другому уполномоченному должностному лицу. 3. Подписанный проект превращается в полноценный документ, обладающий юридической силой, и проходит процедуру регистрации в канцелярии или у секретаря руководителя-подписанта.

4. Организуется доставка сопроводительного письма и всех прилагаемых к нему документов адресату. 5. В канцелярии организации-адресата поступившее сопроводительное письмо и приложения к нему проходят процедуру первичного рассмотрения.

Цель этой процедуры – убедиться, что все доставленные приложения соответствуют перечисленным в реквизите «Отметка о наличии приложения». 6. Если все в порядке, письмо регистрируется (что делать, если не все в порядке, описано далее).

7. Зарегистрированное входящее письмо поступает на рассмотрение первому лицу организации или другому уполномоченному руководителю, по общему правилу – вместе с приложениями. Но в организации могут быть установлены свои правила на этот счет.

Например, если письмо типовое и точно известно, кто из должностных лиц будет назначен исполнителем по нему, секретарь может договориться с директором и передавать приложения исполнителю сразу, не дожидаясь резолюции.

В крайне редких случаях, если в типовом письме содержится «нештатная» информация, приложения оперативно доставляют руководителю на рассмотрение.

8. С приложениями или без сопроводительное письмо попадает на рассмотрение руководству организации-адресата.

9. Руководитель назначает исполнителя, вынося обычную резолюцию, и возвращает документ секретарю.

10. Секретарь передает задачу исполнителю по принятым в организации правилам.

В этот момент чаще всего сопроводительное письмо и его приложения разделяются: исполнителя интересуют именно последние, а не письмо, и что делать с приложениями, он, скорее всего, знает. Если письмо содержит какие-то особенные инструкции по работе с приложенными документами, то исполнитель получает от секретаря копию, а не оригинал письма. Оригинал остается у секретаря (в канцелярии) и подшивается в дело.

11. Приложение между тем идет своим путем, который определяется видом документа и может быть сколь угодно долгим. Если что-то пошло не так. Если при первичном рассмотрении в канцелярии, еще при доставке, выяснится, что в приложенном пакете не хватает одного или нескольких заявленных в сопроводительном письме документов, об этом составляется акт (см. Пример 4), а письмо возвращается отправителю.

Сопроводительные письма хранятся отдельно от приложений, с которыми поступают в организацию. В системе электронного документооборота при регистрации этих приложений ставится ссылка на регистрационную карточку входящего письма, но делать это не обязательно: сопроводительное письмо завершает выполнение свей функции ровно в тот момент, когда исполнитель взял в руки приложенные к нему документы, чтобы начать работу с ними. Что касается сроков хранения сопроводительных писем, то они попадают под статьи Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; далее – Перечень 2010): • переписка с государственными органами Российской Федерации, государственными органами субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления по основным (профильным) направлениям деятельности – 5 л.

ЭПК (ст. 32 Перечня 2010); • переписка с вышестоящей организацией по основным (профильным) направлениям деятельности – 5 л.

ЭПК (ст. 33 Перечня 2010); • переписка с подведомственными (подчиненными) организациями по основным (профильным) направлениям деятельности – 5 л. ЭПК (ст. 34 Перечня 2010); • переписка с другими организациями по основным (профильным) направлениям деятельности – 5 л.

ЭПК (ст. 35 Перечня 2010). Как видим, хранят сопроводительные письма в течение 5 лет, после чего надлежит провести экспертизу их ценности и либо продлить им срок хранения, либо уничтожить. Уничтожение также проводится в общем порядке. 1. Основная цель сопроводительного письма – подтвердить, что приложенные к нему документы были направлены и доставлены адресату.

1. Основная цель сопроводительного письма – подтвердить, что приложенные к нему документы были направлены и доставлены адресату.

2. Сопроводительное письмо оформляется по тем же правилам, что и прочие деловые письма; особое внимание следует уделять оформлению реквизита «Отметка о наличии приложения».

3. Если с сопроводительным письмом доставлен неполный пакет документов, об этом составляется специальный акт. 4. Документооборот сопроводительных писем осуществляется по общим правилам работы с входящими документами, принятым в организации.

5. Сопроводительное письмо и доставленные с ним документы хранятся отдельно друг от друга в течение установленных для них сроков.

Сопроводительное письмо к документам

— это письмо, которое сопровождает отправляемые документы и в котором содержится наименование направляемого документа и дальнейшие действия получателя.

удобно тем, что:

  1. во-первых, оно является доказательством отправки определенных документов. Адресат не сможет сказать, что не получил какой-то документ, поскольку в письме находится описание содержимого всего пакета отправляемых документов;
  2. во-вторых, в нем есть инструкция получателю, что делать с полученными документами: какие экземпляры необходимо подписать, скрепить печатью, какие вернуть обратно отправителю.

Пишется сопроводительное письмо к документам согласно общей .В самом верху, в шапке данного документа указывается должность, наименование компании и ФИО получателя письма.Затем проставляется дата, номер документа, а также прописывается заголовок письма.Ниже следует обращение к получателю.Текст сопроводительного письма к документам обычно начинается со слов:

  1. Высылаем Вам…
  2. Направляем Вам…
  3. Представляем Вам…

Здесь необходимо указать наименование отправляемых документов, их дату, номер и прописать инструкцию получателю: что ему делать с полученными документами.Основная часть сопроводительного письма к документам также может содержать .

В данном случае применяются следующие шаблонные фразы:

  1. Просим передать…
  2. Просим информировать…
  3. Просим подтвердить получение…
  4. Просим возвратить…
  5. Просим руководствоваться… и т.п.

Под основным текстом письма также может быть отметка о наличии приложений с целью облегчения обработки почты и уменьшения вероятности потери отправленных экземпляров документов (см. образец).Заключительная часть сопроводительного письма к документам содержит подпись отправителя, его должность и ФИО.ДиректоруООО «Стандарт»Е.С.

Кузьмину27.07.2013 № 23 Уважаемый Евгений Станиславович!Направляем Вам подписанный и скрепленный печатью договор № 2013-25-07 от 25.07.2013 с протоколом разногласий.

Протокол разногласий просим подписать, скрепить печатью и один экземпляр выслать в наш адрес в течение 10 дней.Приложения:1) договор в 2 экз.

(всего на 6 листах);2) протокол разногласий в 2 экз. (всего на 2 листах). ДиректорДыковС.М. ДыковОформление сопроводительного письма к документам осуществляется на фирменном бланке организации.

Как оформить письмо

› › Сопроводительным письмом называется разновидность делового письма, которое прилагается к отправляемым документам, торговым предложениям, резюме.Оформление сопроводительного письма не является обязательным требованием делопроизводства, но желательно для отправителя, так как содержит ряд нужных реквизитов:

  • получатель обязан зарегистрировать его у себя, что позволяет контролировать сроки исполнения.
  • Дата отправления, что в случае необходимости докажет, что документы были отправлены в срок;
  • список направляемых документов, что позволит проследить их наличие у получателя;

Чтобы перестраховаться о получении, пакет документов можно переправить почтой заказным письмом, что гарантирует личную подпись получателя.

  1. Ключевая часть, в которой содержится описание основной мысли письма;
  2. Завершение, где указаны реквизиты отправителя – его должность, ФИО, подпись.
  3. Вступление, в котором указывается заглавие письма, его цель, обращение к адресату;

Текст сопроводительного письма не имеет обязательной формы, но существуют негласные правила:

  1. текст письма к резюме должен заинтересовать работодателя;
  2. текст письма к торговой пропозиции – привлечь внимание покупателя.
  3. сопроводительные письма к документам включают в себя список документов, которые отправляются;

Оформлять сопроводительное письмо можно как на бланке, на котором указаны все реквизиты организации или физического лица, так и на чистом листе.Как правильно оформить сопроводительное письмо стилистически, помогут советы:

  1. Письмо и сопутствующие бумаги к нему отправляются одним способом – либо на бумаге, либо в электронном виде;
  2. Название «сопроводительное письмо» не пишут, используют заглавие «О направлении…».
  3. Список отправленных документов должен быть в единственном числе – либо в тексте письма, либо в приложении;

Сопроводительное письмо к документам – письмо, в котором указаны отправленные документы и меры, которые должен принять получатель в отношении этих документов.При оформлении сопроводительного письма к документам придерживаются следующей структуры:

  1. В письме может содержаться просьба касательно пакета документов, например, об их возврате или другое;
  2. В шапке пишут ФИО адресата, название фирмы;
  3. После этого обращаются к адресату, используя слова «высылаем», «направляем», представляем», после которых перечисляются названия документов, их номера и даты;
  4. Заключают сопроводительное письмо ФИО отправителя, его должностью и подписью.
  5. Далее указывают, что следует предпринять в отношении документов;
  6. Затем следуют отметки о приложениях;
  7. Затем пишут дату, исходящий номер и заглавие письма;
Рекомендуем прочесть:  Размещение медалей на кителе вс рф

Сопроводительное письмо как правило, оформляется на бланке фирмы.Должность Название фирмы ФИО Дата исх.NУважаемый(ая)________________!Направляем Вам _________________ документы (название документа, его номер и дата) с ______ (указываются приложения). Далее указывается инструкция, что необходимо выполнить с этими документами.Приложения:В пронумерованном списке указывают названия документов, количество экземпляров и общее количество листов.Должность отправителя ________Подпись ________________Инициалы, фамилия _______________В сопроводительном письме к резюме отправитель излагает информацию о своих профессиональных качествах, успехах, лучших сторонах своей личности.

Все это преследует цель заинтересовать работодателя.К примеру, оформить сопроводительное письмо к резюме можно так:

  1. В заключение выражают свое уважение, указывают ФИО, способ связи.
  2. Затем следует обращение: «Добрый день!», или «Здравствуйте!».
  3. Далее должно быть написано, какую должность хотелось бы занять соискателю, как стало известно о ней. Также можно коснуться положительных сторон компании.
  4. В шапке документа указывается ФИО, должность кадрового представителя или директора компании, название компании.
  5. Потом следует выразить признательность за оказанное внимание на письмо.
  6. Затем следует упомянуть о том, почему была выбрана эта фирма, описать свои качества в профессии и другие полезные знания.

Здравствуйте, уважаемый(ая) _____________ (обращение по имени или по имени и отчеству)!На сайте (указать источник информации о вакансии) я узнала, что свободна вакансия _______.Приняв во внимание предъявленные условия к кандидату, я заключила, что могу работать на этой должности в Вашей фирме, принимая во внимание, что опыт работы в этой сфере у меня имеется.Уровень зарплаты, на которую я претендую, _________.Подробные сведения о моих профессиональных достижениях прилагаются в резюме. Буду рада встретиться и в личном общении рассказать детально об опыте работы. Связаться со мной можно _______ (указываются контакты).Благодарю за оказанное внимание и выделенное время.С уважением, (указываются фамилия, имя, отчество полностью).В сопроводительном письме к торговому предложению в сжатой форме излагают приглашение к сотрудничеству.

Его составляют, если само торговое предложение имеет большой объем.

  1. Далее описывают фирму, ее предложение, чем будет взаимовыгодна совместная работа, контакты.
  2. Заключают написание письма выражением уважения и указанием координат отправителя.
  3. Начинают написание письма с обращения к представителю фирмы.

Добрый день, уважаемый(-ая) ___________ имя, отчество!Рада приветствовать Вас фирма (название фирмы), далее повествуется о роде деятельности фирмы. Отправляем на Ваше рассмотрение условия нашего с Вами партнерства.Наше предложение:

  1. Перечисление основных характеристик предложения.
  2. Будем рады ответить на вопросы по (указывают контакты).
  3. В приложениях находятся (перечисление вложенных документов).

С уважением, Должность отправителя Фамилия, имяОформлять сопроводительное письмо к торговому предложению желательно на фирменном бланке фирмы.

Soprovoditelnoe-Pismo.ru

Деловое общение часто предусматривает не только устный обмен информацией, но и предоставление документов клиентам, партнерам и государственным структурам. При этом такие коммуникации могут осуществляться не только юридическими лицами.

Любой человек, как физическое лицо, может отправлять запросы, предоставлять документы в официальные органы власти или организации любой формы собственности. Содержание И каждый раз, становясь участником обмена официально-деловой информацией, необходимо составлять сопроводительные письма к различным видам документов. Внимание!Пример документа можно изучить в конце статьи!

Список опубликован по приведенной ссылке. Сопроводительное письмо – особенная форма сообщения, в которой необходимо:

  1. указать реквизиты и контакты отправляющей стороны;
  2. при необходимости известить о сроках, в которые получатель должен выполнить какие-либо действия после изучения направленной информации;
  3. кратко и понятно донести до адресата цель направляемой информации, какие действия необходимо выполнить получателю: подписать, изучить, отправить ответ, согласовать, принять документы, оплатить и т.д.;
  4. довести информацию о специалисте, занимающимся подготовкой документов или решением конкретного вопроса.
  5. определить состав отправляемых или передаваемых документов ,зафиксировать количество и перечислить названия передаваемых документов;

По большому счету вид у письма только один.

Отличия у конкретных писем могут возникать в зависимости от:

  1. канала отправки сообщения;
  2. получателя.

В соответствии с особенностями получателей, сопроводительное письмо может писаться, как внутреннее (корпоративное) или внешнее сообщение, направляемое всем остальным организациям. В связи с активным распространением электронного документооборота, письма могут быть 3-х типов:

  1. электронные;
  2. передаваемые на бумаге.
  3. написанные вручную;

При этом, какие бы типы писем не выделялись, все они имеют сходное целевое назначение и оформление, будь то сопроводительное письмо к коммерческому предложению, рекламации, договору или сопровождающее отправку документов в пенсионный фонд или налоговую инспекцию.

ИсключениеЕдинственный момент, который может вносить некоторые корректировки в стандартные фразы письма, это то, является ли письмо запросом или ответом на полученное сообщение. Но структура, опять же будет одинаковой. Единых требований к форме сопроводительного письма не создано.

При желании можно изучить ГОСТ Р 6.30-2003, чтобы ознакомиться с правилами оформления официально-деловой документации. При этом ГОСТ в данном случае имеет рекомендательный характер. Как правило, организации создают свою форму сопроводительного письма.

При оформлении бланка важно включить в структуру полей:

  1. контактные данные составителя письма в нижней части бланка.
  2. верхнюю часть с реквизитами организации;
  3. поле для текста письма и приложений;
  4. поле с исходящим номером и датой;
  5. блок с указанием данных получателя: название организации или ФИО получателя;

А теперь посмотрим на то, как может выглядеть сопроводительное письмо к документам – образец формы. Заполненный пример в конце статьи! Лист А4 (пустой бланк) Общество с ограниченной ответственностью «Название компании» (указываются полные реквизиты компании) Исх.

№ от_______ Данные о получателе______________________________ (название организации, адрес, возможно, должность и ФИО сотрудника) Тема____________________________________________________ Уважаемый(-ая)_______________________________!

Основной текст Приложения:

  • Документ 2.
  • Документ 3.
  • Документ 1.

С уважением, Должность______________________ Подпись ___________________ ФИО______________________ Исполнитель: Должность __________________ ФИО _________________________ Контактные данные _________________________ В структуре сопроводительного письма, помимо обязательных реквизитов и данных о получателя и составителя письма, выделяется 4части:

  1. обращение к получателю;
  2. перечень приложений;
  3. основная часть;
  4. тема сообщения, которая не всегда указывается, и ее наличие определяет отправитель;

Тема должна быть сформулирована максимально конкретно, чтобы получателю не приходилось догадываться о том, что за пакет документов ему предоставлен.

Приведем пример некоторых формулировок:

  • Предоставление статистических данных.
  • О подготовке годового отчета.
  • Предоставление ответа на претензию ООО «Огонек» № 12 от 01.11.2018г.
  • О разработке проекта строительства объекта «N»

Обращение– необязательная опция, особенно, если письмо направляется в организацию, а не конкретному ее представителю. Если необходимо обратиться лично, то действуем по общему правилу — пишем как обычно в деловой корреспонденции: «Уважаемый (ая) Имя Отчество» Основная часть начинается с одной из трех формулировок: направляем, отправляем, предоставляем.

Считается, что каждая из них соответствует определенному типу адресата: Тип формулировки Тип адресата Предоставляем Как правило, используется для отправки сопроводительного письма в вышестоящие инстанции, организации с более высоким статусом, чем статус отправителя: ИФНС, Пенсионный Фонд, арбитражный суд и т.д. Направляем Применимо для отправки в организации с более низким статусом или подчиняющиеся отправителю: филиалы, отделения, подразделения Высылаем Используется для отправки сообщения в организацию, равную по статусу: партнерам, конкурентам, клиентам Далее продолжаем фразу, описывая цель отправки, ясно формулируя, что содержится в пакете документов или что должен сделать получатель с полученной информацией: Приведем примеры формулировок, которыми можно начать сопроводительное письмо к документам – образец для начала текста:

  • Направляем пакет документов в соответствии с требованием № . от…
  • Высылаем форму отчета для подготовки годовой отчетности по филиалу.
  • Отправляем Вам для ознакомления коммерческое предложение о сотрудничестве и приложения к нему.

Итак, теперь получатель знает, что за пакет документов ему направлен. Все следующие предложения должны раскрывать тему письма.

А это значит, что в текст включается:

  1. информация по проблеме, ситуации, обсуждаемом рабочем вопросе;
  2. действия, которые должен выполнить получатель на основании полученных документов: подписать, предоставить документы, назначить рабочую встречу и т.д.;
  3. сроки, в которые должны быть выполнены ожидаемые действия.

Что касается сроков получения реакции на письмо, то они определяются в зависимости от нескольких условий:

  1. чем ниже статус получателя по отношению к отправителю, тем короче могут быть сроки.
  2. наличие ранее оговоренных сроков в других документах, определяющих правила сотрудничества, например, в договоре;

В некоторых случаях указание про сроки отсутствует, особенно, если письмо является ответом на запрос какой-либо организации. Затем, отправитель может выразить признательность за долголетнее партнерство, сотрудничество.

В этой части необходимо перечислить все приложения, направляемые получателю.

Важно ничего не пропустить, и указать все документы.

Оформляется перечень либо простым списком, либо в виде таблицы.

Важно указать не только само название документа, но и количество экземпляров и листов по каждому из приложений.

Также можно делать пометки о том, направляется оригинал или копия документа. Например, перечень может выглядеть следующим образом.

Приложения:

  • Приложение №1 к договору №12 от 12.12.1017г., на 2 л. в 2 экз.
  • Договор поставки №12 от 12.12.1017г., на 10 л. в 2 экз.

Теперь осталось подписать сообщение. Должностное лицо, имеющее право подписывать сопроводительное письмо, выбирается в зависимости от получателя и особенностей ситуации, в связи с которой отправляются документы. При отправке в государственные органы подпись ставит Генеральный директор.

Если письмо отправляется в ИФНС, подписывать сообщение может Главный бухгалтер или Генеральный директор. При отправке письма клиентам или партнерам, завизировать сообщение может сотрудник, инициирующий отправку, например, руководитель отдела продаж или закупок, коммерческий директор или директор по маркетингу.

Каждая организация принимает свои правила хранения документов. Все приложения, их оригиналы, как правило, хранятся в соответствии с номенклатурой дел, например, договоры – отдельная папка, счета-фактуры – другая.

И в этом случае сопроводительные письмо могут не сохраняться. Некоторые предприятия организовывают хранение сопроводительных писем в отдельных папках и определяют сроки для их сохранения в соответствии с внутренними регламентами.

Все ошибки можно разделить на две группы:

  1. стиль и форма подачи информации.
  2. некорректность содержания;

Первая категория ошибок связана с тем, что текст письма неконкретен, нечетко сформулирована цель, непонятно, что получатель должен сделать, изучив документы.

Второй тип ошибок связан с самими формулировками. Определим несколько основных «нельзя» для создания текста сопроводительного письма

  • Не унижайтесь, не демонстрируйте слабость или зависимость: нижайше просим, очень просим ответить, просим не забыть ответить и т.д.
  • Не должно быть никаких эмоционально окрашенных обращений к получателю: дорогой Иван Иванович, любимый клиент, и т.д.
  • Откажитесь от проявления эмоций в отношении обсуждаемого вопроса, например, факты не могут быть возмутительными, ситуация отвратительной, утверждения безапелляционными, а действия вопиющими.

Вывод: хотим достичь цели – используем эмоционально нейтральный стиль изложения, выполняем все требования делового этикета.

А теперь посмотрим на результат составления письма.Предположим, что переписка связана с выполнением условий договора поставки.

Лист А4 (образец заполнения) Общество с ограниченной ответственностью «Край» 100100, г. Москва, Ленинский проспект, д.№3, офис 105 ИНН 7711111111, КПП 771111111, ОГРН 507111222 1212 Исх.

№5 от 14.12.2018г. ООО «Росток» 111100, г.

Москва, ул. Митина, д.7, офис403 Коммерческому директору «ООО Росток» Степанову И.А. О согласовании условий договора Уважаемый Илья Александрович! Высылаем для согласования договор поставки с внесенными изменениями, оговоренными на рабочей встрече 01.11.2018г.

Если со стороны Вашей компании отсутствуют дополнения, ждем от Вас отправки подписанных экземпляров. Приложения:

  • Приложение №1 к договору №32 от 22.11.1018г., на 1 л. в 2 экз.
  • Договор поставки №32 от 22.11.1018г., на 12 л. в 2 экз.

С уважением, Коммерческий директор ООО «Край» Иванов Иванов М.А.

Исполнитель: Секретарь департамента продаж Светлова Т.А. 8(495) 111-11-11 e-mail: Сопроводительные письма – обязательный документ, который позволяет зафиксировать факт отправки документов, количество и состав переданной информации.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+